電子帳簿保存法対応の​使い方

Baseeは、電子取引で受け取った請求書・領収書や、紙の領収書を撮影・スキャンした画像を、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性・検索）に沿って保存します。この章では、法対応に関係する機能をまとめて説明します。各機能の基本操作は「経費管理」「レシートOCR」「請求書」の章を参照してください。

保存される​データ

ファイルは日本国内（AWS東京リージョン）に暗号化して保存され、Baseeが期限で自動削除することはありません。

訂正削除の​履歴が​残る​仕組み

Baseeはタイムスタンプを付与せず、「訂正・削除の事実と内容を確認できるシステム」（訂正削除履歴方式）として次のように動作します。

監査ログで​履歴を​確認する

サイドバーの「設定」から「監査ログ」を開きます（閲覧できるのは管理者・顧問税理士・顧問社労士です）。

顧問先の士業事務所の職員がパートナーコンソールから行った閲覧・ダウンロードの記録は、監査ログではなく「設定」＞「システム」＞「士業のアクセス履歴」で確認します。詳しくは「パートナー（外部ユーザー）の使い方」を参照してください。

検索結果を​CSVで​出力する

税務調査で「ダウンロードの求め」に応じるときは、経費一覧・請求書一覧の検索結果をそのままCSVに出力します。検索条件に使う取引日（発生日・請求日）・金額・取引先は登録時の必須項目のため、値が空のデータは存在しません。

検索結果を紙で提出するときは、一覧画面を表示したままブラウザの印刷機能（Windows は Ctrl + P、Mac は ⌘ + P）で印刷すると、検索条件に一致した行だけが取引日・取引先・金額・件名・ステータスの列とともに印刷されます。CSVを表計算ソフトで開いて印刷しても構いません。

入力期間の​表示

スキャナ保存では、書類を受け取ってから最長2か月とおおむね7営業日以内に電子化して保存する必要があります。Baseeは経費の「発生日」（取引日）を受領日の代わりとして、発生日から2か月と7営業日（土日を除く。祝日は数えません）を過ぎてから保存した証憑の添付行に「入力期間超過」と表示します。

• 表示だけで、保存や経費の登録は止まりません
• 受領日が発生日より後の場合や祝日を挟む場合は、実際の受領日と事務処理規程に基づいて判断してください
• 期限内に保存する運用を守るための目安として使ってください

画像要件の​判定

スキャナ保存の画像は解像度200dpi以上・24bitカラーが要件です。Baseeは画像（JPG・PNG・GIF・WebP。HEICはJPGに変換して判定）を保存するときに、A4用紙を200dpiで読み取ったときの画素数（約388万画素）と色深度を判定します。

• 経費の登録・編集フォームでは、アップロード直後のファイル名チップに ⚠ が表示されます（マウスを重ねると理由が出ます）
• 保存後は詳細画面の添付行にバッジとして表示されます
• 経費一覧CSVの「画像要件判定」列には ok / low_resolution / not_color / n/a が出力されます（PDFは判定対象外で n/a、2026年9月より前に保存した証憑は空欄です）
• 判定に該当しても保存は止まりません。要件を満たす必要がある書類は、スマートフォンのカメラ設定を高解像度・カラーにして撮り直してください

帳簿との​相互​関連性

経費には登録時に一意の「経費番号」が付きます。経費番号は、証憑のプレビューモーダルと印刷レイアウト、経費一覧CSV、会計ソフト取込用CSV（先頭列）に出力されます。会計ソフト側の仕訳の摘要などに経費番号を記載しておくと、仕訳から証憑、証憑から仕訳を相互にたどれます。会計ソフト取込用CSVの出力方法は「各種レポート出力」を参照してください。

保存期間と​退会時の​扱い

• 契約中、Baseeは証憑・添付・PDF・監査ログを期限で削除しません。法定保存期間の7年間（繰越欠損金の控除を受ける場合は最長10年間）を超えて保存でき、契約を続けることで保存を維持できます
• 保存データはBasee側で日次バックアップ（データベース）とファイルのバージョン管理を行っています。利用者側でバックアップを取る場合は、一覧CSVの出力と証憑・PDFのダウンロード、退会時の書き出しZIPを利用してください
• 退会を申請すると30日の猶予期間に入り、全データの書き出しZIP（経費・請求書などのCSV、請求書PDF、請求書添付、経費領収書など）が用意されます。猶予期間中にダウンロードし、法定保存期間の残りは自社で保管してください。手順は「退会する」を参照してください
• 猶予期間を過ぎると、監査ログを含むすべてのデータが削除されます。書き出しZIPは削除後90日間ダウンロードできます

事務処理規程テンプレート

以下は国税庁の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」をBaseeの運用に合わせて書き換えたテンプレートです。角括弧の部分を自社の内容に置き換え、社内で承認して備え付けてください。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第1章 総則

（目的）
第1条 この規程は、電子帳簿保存法第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、［会社名］（以下「当社」という。）において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）
第2条 この規程は、当社の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者）
第3条 この規程の管理責任者は、［役職名］とする。

第2章 電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）
第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　電子メールによる請求書・領収書等の受領
　二　取引先のウェブサイトからの請求書・領収書等のダウンロード
　三　業務管理サービス「Basee」により作成・発行した請求書
　四　その他電子的に授受した取引情報

（取引データの保存）
第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内（業務管理サービス「Basee」）に第7条から第9条までの定めに従い保存する。

（対象となるデータ）
第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
　一　見積書、注文書、契約書、請求書、領収書及びこれらに準ずる書類の電子データ
　二　前号のデータを訂正又は再発行した場合の訂正前後の電子データ

（運用体制）
第7条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
　一　管理責任者　　［部署名・役職名］
　二　処理責任者　　［部署名・役職名］

（訂正削除の原則禁止）
第8条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除を行うことは原則禁止とする。Baseeに保存した証憑ファイル・添付ファイルは削除しても実体と削除履歴が残り、発行済みの請求書は編集できない仕様であることを踏まえ、業務上やむを得ない理由による訂正は次条による。

（訂正削除を行う場合）
第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
　一　申請日
　二　取引伝票番号（Baseeの経費番号又は請求番号）
　三　取引件名
　四　取引先名
　五　訂正・削除日付
　六　訂正・削除内容
　七　訂正・削除理由
　八　処理担当者名
2　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
4　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。Baseeにおいては、証憑ファイルの削除履歴（削除日時・削除者）、請求書の取消理由及び監査ログをもって訂正・削除履歴とする。
5　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の合理性を確認できるよう整理し、保存期間中保存する。

（保存期間）
第10条 取引関係情報は、法定の保存期間（原則7年）が満了するまで保存する。Baseeの契約を終了する場合は、退会申請時に提供される書き出しデータをダウンロードし、残りの保存期間は当社の保存サーバにおいて保存する。

附則

（施行）
第11条 この規程は、［令和○年○月○日］から施行する。

システム概要書

電子帳簿保存法では、自社開発以外のシステムを使う場合でも、システムの概要を記載した書類（システム概要書）を備え付けることが求められる場合があります。Baseeのシステム概要書はこのガイドの「システム概要書（PDF）」からダウンロードできます。印刷またはPDFで保管し、税務調査時に提示できるようにしてください。