経費・支払
186件の質問
経費の金額が承認者の承認限度額を超えている場合、その承認者は承認できません。自動でほかの承認者へ回されることもありません。
【画面の表示】
- 管理者・経理担当者が経費詳細画面を開くと、「承認 / 却下 / 回付」欄に「承認」の選択肢が表示されず、「この経費の金額（○円）はあなたの承認限度額（○円）を超えているため承認できません。上長へ回付してください。」と案内されます
- 承認限度額が設定されていない場合は「あなたには承認限度額が設定されていないため、経費を承認できません。」と案内されます
- 通知画面の承認依頼から「承認」を押した場合は「この承認リクエストを承認する権限がありません。」と表示されます
- 現在の承認者本人であれば、却下するか、「回付先」から上長を選んで「回付する」を押して上長へ回せます（通知画面の承認依頼、または経費詳細画面から操作できます）
- 現在の承認者本人でない場合は、経費詳細画面に現在の承認者名が表示されます。その方に回付を依頼してください
【最終承認者】
- 社員の編集画面で「最終承認者（経費）」にチェックが入っている社員は、金額に関係なく承認できます
【設定】
承認限度額と最終承認者（経費）は、管理者・経理担当者が「社員」の編集画面の「承認・階層設定」で設定します。
承認限度額は「社員」の編集画面で設定します。
【操作方法】
1. 「設定」メニューの「組織」内にある「社員」を開き、対象の社員の編集画面を開きます
2. 「承認・階層設定」の「承認限度額（円）」に金額を入力します
3. 金額の上限なく経費を承認できるようにする社員は、「最終承認者（経費）」にチェックを入れます
4. 保存します
【設定のポイント】
- **承認限度額**: この金額以下の経費を承認できます。未入力の社員は経費を承認できません（最終承認者（経費）の社員を除く）
- **最終承認者（経費）**: 金額に関係なく承認できます。役員など最終決裁権限を持つ社員に設定してください
- 承認できるかどうかは承認の操作をした時点の設定で判定されるため、変更はすでに承認待ちになっている経費にも反映されます
【権限】
社員の承認限度額・最終承認者の設定は、管理者・経理担当者が変更できます。
はい、スマートフォンでレシートを撮影して経費に変換できます。
【操作方法（スマートフォン連携）】
1. PCの「経費・支払 > OCR」画面でQRコードを発行します
2. スマートフォンでQRコードを読み取り、表示された画面からレシートを撮影してアップロードします
3. PC側でアップロードを確認後、OCR処理が自動的に実行されます
4. 処理完了後、認識結果の確認・修正画面で内容を確認し、「確定」で経費として登録できます
【OCRで自動入力される主な項目】
- 支払金額
- 支払日
- 支払先名
- インボイス番号（適格請求書の場合）
認識結果に誤りがある場合は、確認画面で各項目を手動修正してから確定してください。
BaseeのレシートOCRはAIモデルを使用して金額・日付・支払先名・インボイス番号などを自動抽出します。
【精度について】
- 鮮明なレシートや領収書では高い精度で読み取れますが、手書きのレシート・非常に小さい文字・斜めの写真・光の反射が強い場合は精度が低下することがあります
- OCR処理後は必ず確認画面で認識結果を確認し、誤りがある場合は修正してから登録してください
【自動切替】
- 読み取りの確からしさが低い場合や、金額・日付・発行者が読み取れない場合は、より高精度なモデルで自動的に再処理されます
- 再処理後も読み取りに失敗した場合は、手動入力フォームが表示されます
【対応ファイル形式】
JPG / PNG / PDF / HEIC（10MB以下）に対応しています。
OCRで読み取った後に修正が必要な場合は、OCRの確認画面で直接修正できます。再度OCR処理をする必要はありません。
【修正方法】
1. OCR処理後の確認画面が表示されます
2. 誤りがある項目（金額・日付・支払先名など）を直接編集してください
3. 修正が完了したら「確定」ボタンで経費として登録します
【再アップロードが必要な場合】
- 別のレシートで再度OCR処理を行いたい場合は、OCR画面から新たにファイルをアップロードしてください
- 既に確定した経費のOCR結果を再処理することはできません。経費の詳細画面から手動で編集してください
OCRの読み取り精度を高めるために、以下の点にご注意ください。
【撮影のコツ】
- レシート全体が画面に収まるよう、適切な距離から撮影してください
- 文字がはっきり見えるよう、十分な明るさを確保して撮影してください
- 斜めにならないよう、なるべく真正面から撮影してください
- 折れ曲がりやしわがあるレシートは、できる限り伸ばしてから撮影してください
- 複数枚のレシートがある場合は、1枚ずつ撮影してください
【電子帳簿保存法のスキャナ保存を行う場合】
- 解像度200dpi以上・24bitカラーが要件です。スマートフォンのカメラは高解像度・カラーの設定で撮影してください
- 保存時に画素数と色深度が判定され、不足する場合は添付行に「解像度不足の可能性」「カラー要件を満たさない可能性」と表示されます（保存は止まりません）
【ファイル形式】
- レシートOCRの対応形式：JPG / PNG / PDF / HEIC（10MB以下）
【スマートフォンからの撮影】
PCのレシートOCR画面で「スマートフォンから登録」を押してQRコードを表示し、スマートフォンで直接レシートを撮影してアップロードすることもできます。
立替経費が却下された場合、申請者に以下の方法で通知されます。
【通知方法】
- 画面内の通知に却下の旨が届きます
- 設定済みの場合は、メール・Slackでも通知されます
- ダッシュボードの「立替経費承認状況」にも「却下」として表示されます
【却下理由の確認】
- 経費の詳細画面を開くと、承認者が入力した却下理由を確認できます
【却下後の扱い】
- 申請者は、却下された経費を編集・再申請できません
- 内容を修正する場合は、修正した新しい経費を改めて登録して申請してください
- 不要になった却下済みの経費の削除は、管理者・経理担当者が行えます
却下された経費は、申請者が編集・再申請することはできません。新たに経費を作成して申請し直してください。
【手順】
1. 却下された経費の詳細画面で却下理由を確認します
2. 「経費・支払」一覧の「＋ 新規登録」（複数件なら「立替一括登録」）から、修正した内容で新しい経費を作成します
3. 承認者を選択して申請します
【却下後の経費の扱い】
- 却下された経費はステータスが「却下」のまま残ります
- 申請者は却下済みの経費を編集・削除できません。不要な却下済み経費の削除は管理者・経理担当者に依頼してください
はい、承認待ち（申請中）の経費は、申請者本人が自分で取り下げることができます。
【操作方法】
1. 経費の詳細画面を開きます
2. ステータスが「承認待ち」の状態であれば、編集・削除が可能です
3. 削除すると申請が取り下げられます
【注意事項】
- 承認者がすでに承認した後（ステータスが「承認済み」または「却下」）は、申請者本人による編集・削除はできません
- 一般社員は自分の経費で、かつ承認待ち状態のもののみ編集・削除できます
却下された経費の再申請回数に制限はありません。
【再申請の手順】
- 却下された経費は編集・再申請できないため、内容を修正した新しい経費を作成して申請し直してください
- 却下理由は経費の詳細画面で確認できます。内容を確認したうえで修正した経費を新規作成してください
【注意事項】
- 却下済みの経費は、申請者が編集・削除することはできません。不要な却下済み経費の削除は管理者・経理担当者が行えます
- 同じ内容で繰り返し却下される場合は、承認者に却下理由を直接確認することをお勧めします
Baseeには、すべての組織で使える共通カテゴリとして、外注費・サブスクリプション・交通費・接待交際費・消耗品費・地代家賃・会議費が用意されています。
このほかに、管理者が「設定 > 経費カテゴリ」から自社独自のカテゴリを追加できます。共通カテゴリは編集・削除できません。
はい、経費カテゴリの追加は可能です。管理者が「設定 > 経費カテゴリ」画面から新しいカテゴリを追加・編集できます。
既存の共通カテゴリ（交通費など）に加えて、貴社独自のカテゴリを自由に登録いただけます。不要になったカテゴリは削除（無効化）でき、いつでも復元も可能です。
はい、既に経費に紐づいているカテゴリでも削除（無効化）できます。
【仕様】
- カテゴリの削除は「無効化」（非表示）であり、データの物理削除ではありません
- 無効化したカテゴリは新規経費登録時の選択肢には表示されなくなりますが、過去に紐づいた経費データはそのまま保持されます
- 無効化したカテゴリは「復元」操作でいつでも元の状態に戻せます
- 共通カテゴリは無効化できません
【操作方法】
「設定 > 経費カテゴリ」から対象カテゴリを選択し、無効化・復元が行えます（管理者のみ）。
AIによるカテゴリ提案は、レシートOCRの確認画面で使えます。
【仕組み】
- OCR確認画面で件名（または支払先名）を入力して欄を離れると、組織の経費カテゴリと過去の分類実績をもとにAIがカテゴリを推定し、「AI提案」として表示します
- 「適用」を押すと経費カテゴリ欄に反映されます。提案を使わずに手動で選ぶこともできます
【注意事項】
- 通常の新規登録画面や立替一括登録画面には、カテゴリの自動提案はありません。カテゴリを選択してください
- 推定に失敗した場合は「カテゴリ推定に失敗しました。手動で選択してください。」と表示されます
経費カテゴリを設計する際のポイントをご説明します。
【設計のポイント】
- 会社の会計・経理ソフトの勘定科目と対応するカテゴリ名を設定すると、月次の経費整理がスムーズです
- カテゴリは多すぎると申請者が迷うため、7〜10個程度を目安に設計することをお勧めします
- カテゴリ名は申請者が直感的に選べる分かりやすい名称にしてください（例：「交通費」「接待交際費」「消耗品費」など）
【Baseeのカテゴリ機能】
- 各カテゴリに「原価区分」（原価 / 販管費 / 立替）を設定でき、経費登録時の初期値として使われます
- カテゴリが増えすぎた場合は「無効化」で非表示にできます（データは保持されます）
- レシートOCRの確認画面では、件名などからAIがカテゴリを提案します
Baseeから会計ソフトへは、レポート画面からCSVを書き出して取り込む方式です。経費を削除しても、すでに会計ソフトに取り込んだデータは自動では変わりません。
【削除した経費の扱い】
- 削除した経費は、その後に書き出すレポートや会計ソフト連携CSVには含まれません
- 会計ソフトに取り込み済みの場合は、会計ソフト側で該当の仕訳を修正してください
【削除できる経費】
- 支払日が入っている経費と、承認済みの立替経費は、管理者・経理担当者でも削除できません
- メンバーが削除できるのは、買掛・通常・仮受精算の経費と、自分の承認待ちの立替経費です
- 承認済みの立替経費を消したい場合は、先に管理者が承認を取り消してください
はい、経費の削除操作は監査ログに記録されます。
【仕様】
- 経費の削除は論理削除（非表示化）であり、データは保持されます
- 削除した操作（誰が・いつ・どの経費を）は「設定 > 監査ログ」で確認できます（管理者・税理士パートナー・社労士パートナーが閲覧できます）
- 削除した経費は経費一覧には表示されなくなります
【削除できる範囲】
- メンバーが削除できるのは、買掛・通常・仮受精算の経費と、自分の承認待ちの立替経費です
- 支払日が入っている経費と、承認済みの立替経費は、管理者・経理担当者でも削除できません
承認済みの立替経費と、支払日が入っている経費は削除できないため、詳細画面に「削除」ボタン自体が表示されません。
【削除できない経費】
- 支払日が入っている経費（支払済み）
- 承認済みの立替経費
これは管理者・経理担当者も同じです。電子帳簿保存法の保存要件を守るための制限です。
【削除できる経費の場合】
- 詳細画面右上の「削除」を押すと「この経費を削除します。よろしいですか？」と確認が表示されます
- 削除は論理削除（非表示化）で、データは保持されます
【承認済みの立替経費を消したい場合】
二重登録などで不要になった場合は、先に管理者が「承認を取り消す」で承認を取り消してください。取消後は削除できます。
承認済みの立替経費は、そのままでは削除できません（支払日が入っている経費も同様です）。
【推奨する対応方法】
- 内容に誤りがある場合は、削除ではなく「編集」で修正してください（管理者・経理担当者が可能）
- 二重登録など、承認済みの立替経費そのものが不要な場合は、管理者が経費詳細画面右上の「承認を取り消す」で理由を入力して取り消します。取消後は「却下」の状態になり、削除できるようになります
- 月次締め後の経費を扱う場合は、経理担当者に確認・相談の上で実施してください
【承認取消の注意】
- 支払日が入っている立替経費は取り消せません
- 立替を給与で精算する組織では、支払予定日の月の締め日を過ぎたもの、または支払予定日を迎えたものは取り消せません
- 承認を取り消せるのは管理者のみです
「社内振替」という支払方法は現在のシステムには存在しません。
【現在の支払方法】
Baseeで選択できる支払方法は以下の4種類です（立替経費を除く）：
- 銀行振込
- 現金
- カード
- 振替
「振替」は口座振替（自動引き落とし）などの用途に使用できます。
立替経費については、支払方法の指定はなく、精算は給与振込と合わせて行う扱いとなります。
Baseeの経費の支払方法に「社内振替」という選択肢はありません。選べるのは「銀行振込」「現金」「カード」「振替」の4種類です。
銀行振込を選択した未払いの経費は「支払一覧」画面で取引先ごとにまとめて確認・一括支払処理ができます。
「社内振替」という支払方法は現在のBaseeにはありません。経費の支払方法として選択できるのは「銀行振込」「現金」「カード」「振替」の4種類です。
部門間の費用付け替えなど社内的な処理を管理したい場合は、経費カテゴリやプロジェクトの紐づけ（複数プロジェクトへの配賦を含む）を使って区別・集計してください。
プロジェクトに紐づけた経費は、次の方法で確認できます。
【プロジェクト詳細画面】
- 「プロジェクト」の詳細画面下部の「経費」タブに、そのプロジェクトに紐づく経費が一覧表示されます
- 収支テーブルや月別収支推移で、経費を含む原価と粗利を確認できます
【経費一覧で絞り込む】
1. 「経費・支払」一覧画面で「詳細検索」を開きます
2. 「プロジェクト」で対象のプロジェクトを選択します
3. 絞り込み結果は「この条件で CSV 出力」でダウンロードできます
【注意事項】
- 経費をプロジェクトに紐づけるには、経費登録時に「プロジェクト」を選択してください
- 1件の経費を複数プロジェクトに按分したい場合は、「配賦」で各プロジェクトへの比率または金額を設定できます
はい、プロジェクト詳細画面で経費を確認できます。
【確認できる内容】
- 画面下部の「経費」タブ：このプロジェクトに紐づく経費の一覧（番号から経費の詳細画面を開けます）
- 収支テーブル：予定と実績を並べて、売上・工数・人件費・経費を確認できます
- 月別収支推移：月ごとの売上・原価・粗利の変化をグラフで確認できます
【経費のプロジェクト紐づけ】
- 経費登録時に「プロジェクト」を選択することで、プロジェクトに経費を紐づけられます
- 1件の経費を複数プロジェクトに按分したい場合は「配賦」機能をご活用ください
はい、プロジェクトの粗利と粗利率は自動で計算されます。
【計算の考え方】
- 売上：プロジェクトに紐づく請求書の合計額
- 原価：プロジェクトに紐づく経費と人件費の合計額
- 粗利：売上 − 原価
- 粗利率：粗利 ÷ 売上 × 100%
【確認できる場所】
- 「プロジェクト」一覧：プロジェクトごとの売上・原価・粗利・粗利率と、全体の粗利合計・平均粗利率
- プロジェクト詳細画面：粗利・粗利率のカード、収支テーブル、月別収支推移
【正しく計算するために】
- 経費登録時にプロジェクトを選択（または配賦）してください
- 工数が未入力の場合や原価が計上されていない場合は、粗利率に⚠アイコンが表示されます
はい、経費はCSV形式でエクスポートできます。
【経費一覧からの出力】
- 「経費・支払」一覧で検索条件を指定し、検索結果の件数表示の右にある「この条件で CSV 出力」を押すと、適用中の条件のまま一覧をダウンロードできます
- 1回の出力は10,000行までです。超える場合は条件を絞り込んでください
- 経費一覧を閲覧できる方（管理者・経理担当者・メンバー・税理士パートナー）が利用でき、メンバーの立替経費は本人と配下の分だけが出力されます
【レポート画面からの出力】
- 「レポート」画面から期間を指定して、経費データを汎用CSV形式のほか、freee・マネーフォワード・弥生向けの会計ソフト取り込み形式で出力できます
- レポートは管理者・経理担当者・税理士パートナーが利用できます
経費専用の月次レポートを自動で作成する機能はありませんが、次の方法で月次の集計に使えるデータを出力できます。
- 「レポート」画面：期間（月初〜月末など）を指定して、経費データを汎用CSV形式や会計ソフト取り込み形式で出力できます（管理者・経理担当者・税理士パートナー）
- 「経費・支払」一覧：発生日を「今月」「先月」などで絞り込み、「この条件で CSV 出力」で一覧をダウンロードできます
プロジェクト別の経費をさらに詳しく分析するには、次の方法をご活用ください。
【画面で確認する】
- プロジェクト詳細画面：収支テーブル・月別収支推移で経費を含む原価と粗利を確認できます。「経費」タブで紐づく経費も一覧できます
- 「経費・支払」一覧：「詳細検索」の「プロジェクト」で絞り込み、経費カテゴリや発生日と組み合わせて確認できます
【CSVで分析する】
- 経費一覧の絞り込み結果は「この条件で CSV 出力」でダウンロードできます
- 「レポート」画面の会計ソフト連携CSV（汎用形式）には「プロジェクト」列が含まれるため、表計算ソフトでプロジェクト別に集計できます（配賦した経費は「按分」と表示されます）
プロジェクト別経費集計を活用する際の注意点は次のとおりです。
- プロジェクトの紐づけは任意のため、紐づけていない経費はプロジェクトの原価に含まれません。運用初期に「プロジェクトに関わる経費は必ず紐づける」というルールを決めておくことをお勧めします
- 複数のプロジェクトにまたがる経費は、「配賦」で比率または金額を指定して按分できます。配賦を使う場合、個別の「プロジェクト」欄は選択できません
- 税理士パートナーは経費の閲覧やレポートの出力はできますが、設定や経費の編集はできないため、紐づけの運用は社内で行ってください
プロジェクト別の経費管理では、経費登録時にプロジェクトを選択することで、プロジェクトごとの支出を追跡できます。一覧画面の検索パネルでプロジェクト別に絞り込み、定期的に経費状況を確認されることをお勧めします。予算との差異が大きい場合は、早期に対応策を検討することでプロジェクト収支の健全性を保つことができます。
却下された立替経費はステータス「却下」として残り、一覧から自動で消えることはありません。「経費・支払」一覧の簡易検索バーにある「立替ステータス」で「却下」を選ぶと、該当の経費を絞り込めます。却下理由は経費の詳細画面で確認できます。
立替経費が却下されると、申請者に画面内の通知が届きます。設定済みの場合はメール・Slackでも通知されます。
また、申請者のダッシュボードの「立替経費承認状況」に、ステータス「却下」として表示されます。却下理由は、経費の詳細画面を開くと確認できます。
却下された立替経費は、そのまま編集・再申請することはできません。
【対応方法】
1. 「経費・支払」一覧から却下された経費を開きます
2. 却下理由を確認します
3. 内容を修正した新しい経費を登録して、改めて申請してください
却下された経費自体は「却下」のまま履歴として残り、必要に応じて参照できます。
経費の金額は、税込の合計金額を入力します。
【入力方法】
- 「合計金額(税込)」に税込の総額を入力します
- 消費税の内訳は「消費税10%」「消費税8%（軽減税率）」「その他税」の欄に税額を入力します
- 「課税区分」は「課税」「非課税」「対象外」から選びます。「課税」の場合はインボイス登録番号の入力が必須です
【内税の参考値】
課税で合計金額を入力し、税額欄が空の場合は「内税(10%)の場合の消費税」の参考値が表示されます。「適用」を押すと消費税10%欄に反映されます。
Baseeの経費には「税抜金額」や「税率」を選ぶ欄はなく、税込の合計金額と税額を入力します。税抜15,000円・消費税率10%の場合は次のとおりです。
1. 「合計金額(税込)」に 16,500 を入力します
2. 「課税区分」で「課税」を選び、インボイス登録番号を入力します
3. 「消費税10%」に 1,500 を入力します
消費税10%欄が空の場合は「内税(10%)の場合の消費税: ¥1,500」という参考値が表示されるので、「適用」を押して反映することもできます。
はい、1つの経費に複数の税率を混在させて登録できます。
【入力方法】
- 「合計金額(税込)」に税込の総額を入力します
- 「消費税10%」に10%対象分の税額、「消費税8%（軽減税率）」に8%対象分の税額をそれぞれ入力します
- 「課税区分」は「課税」を選び、インボイス登録番号を入力します
例：飲食料品（8%）と日用品（10%）が1枚のレシートにある場合も、1件の経費として税率ごとの税額を分けて入力できます。
消費税がかからない経費は、経費登録画面の「課税区分」で「非課税」または「対象外」を選んでください。
- 「非課税」「対象外」を選ぶと、消費税額は0円として保存されます
- インボイス登録番号の入力は不要です（必須になるのは「課税」のときだけです）
どちらを選ぶかは取引の内容によって異なります。寄付金のように消費税の課税対象外の取引は「対象外」が一般的です。判断に迷う場合は顧問税理士にご確認ください。
銀行CSV入金消込は、銀行口座の入金明細を取り込んで、請求書の入金確認を効率化する機能です。取引先からの入金を請求書に充当するために使います。
経費（支払い側）の支払確認は対象外です。経費の支払状況は、「経費・支払」の「支払一覧」画面で確認・更新してください。
入金消込は、サイドバーの「取引 > 入金消込」から利用できます（管理者・経理担当者）。
【ご利用の流れ】
1. 取引銀行のオンラインバンキングから入出金明細をダウンロードします
2. 入金消込画面の「銀行明細アップロード」で、フォーマット種別（全銀協固定長フォーマット、またはカスタムCSV）を選んでファイルをアップロードします。カスタムCSVの場合は「マッピング設定」を選択します
3. 振込人名をもとに請求書との自動マッチングが行われるので、結果を確認し、必要に応じて手動でマッチングします
4. 消込を実行します
主な銀行の明細ダウンロード手順は、アップロード画面の「銀行別ダウンロード手順」で確認できます。
立替経費の承認は、登録時に承認者を指定する方式です。
【申請時】
- メンバーが経費区分「立替」で登録すると承認者の選択欄が表示されます。初期値として上長が選ばれます
- 管理者・経理担当者が登録した立替経費や、組織の設定で承認フローを使わない場合は、登録と同時に承認されます
【承認時】
- 承認者は、通知画面の承認依頼から「承認」「却下」「回付」を行います。管理者・経理担当者は、経費詳細画面の「承認 / 却下 / 回付」欄からも操作できます
- 承認者の承認限度額を超える経費は承認できません。経費詳細画面では承認の選択肢が表示されず、上長へ回付するよう案内されます
【注意事項】
- 金額に応じて自動で回付する機能はありません。回付は承認者が手動で行います
- 承認限度額・最終承認者（経費）は「社員」の編集画面で設定します
はい、重複登録は防止されています。
「定例経費生成」で対象月を選んで生成するとき、対象月にすでに同じ担当者・同じ件名の定期経費がある場合、その経費は複製されずにスキップされます。同じ月に誤って2回生成しても、二重に登録されることはありません。
定例経費生成は管理者・経理担当者が実行できます。
経費・支払には、専用のダッシュボードやレポートの自動送信機能はありません。
経費の状況を把握したい場合は、次の方法をご活用ください。
- 「経費・支払」一覧の検索バーや詳細検索で、経費区分・立替ステータス・発生日などを絞り込む
- 絞り込んだ結果を「この条件で CSV 出力」でダウンロードし、表計算ソフトなどで分析する
- 「レポート」画面から期間を指定して経費データをCSVで出力する
AIのカテゴリ提案は、レシートOCRの確認画面で、組織の経費カテゴリと過去の分類実績、件名・支払先名・金額をもとに推定します。精度を示す具体的な数値は公表していません。
【精度を高めるコツ】
- 件名に商品名・用途を具体的に入力する（例：「タクシー代（客先訪問）」）
- 組織のカテゴリ名を分かりやすく整理しておく
【提案が適切でない場合】
- 提案を適用せずに、経費カテゴリを手動で選択してください
- 登録後も、経費の詳細・編集画面でカテゴリを変更できます
- 提案の横に表示される確信度も参考にしてください
はい、経費カテゴリのカスタマイズは可能です。サポートへのご相談は不要で、管理者が「設定 > 経費カテゴリ」画面から直接、新規カテゴリの追加・編集・無効化（削除）・復元を行えます。
システム標準で用意されている共通カテゴリは編集・削除できませんが、貴社独自のカテゴリは自由に追加・編集いただけます。
一般ユーザー（メンバー）が見られる範囲は、経費区分によって異なります。
- 立替経費：自分が担当者の立替経費と、自分の配下の社員の立替経費だけが表示されます
- 買掛・通常・仮受精算の経費：組織内の経費をすべて閲覧できます
管理者・経理担当者は、組織のすべての経費を閲覧できます。税理士パートナーは閲覧のみ可能で、社労士パートナーは経費機能を利用できません。
経費を削除できる範囲はロールと経費の状態で異なります。
- 管理者・経理担当者：すべての経費を削除できます
- メンバー：買掛・通常・仮受精算の経費と、自分の承認待ちの立替経費を削除できます
- 税理士パートナー・社労士パートナー：削除できません
ただし、支払日が入っている経費と、承認済みの立替経費は、管理者・経理担当者でも削除できません。承認済みの立替経費を消したい場合は、先に管理者が承認を取り消してください。
定例経費の自動生成は、管理者ロールと経理ロールのみ実行できます。一般ユーザーや上長は実行できません。
経費に添付できる証憑ファイルは、PDF・JPG・PNG・GIF・WebP・HEIC（iPhoneで撮影した画像。保存時にJPGへ変換されます）です。
- 1ファイルにつき10MBまでです
- 1回の保存で新しく追加できるのは5件までです（すでに保存済みの添付はこの件数に含まれません）
- ファイルは選択すると同時にアップロードされ、完了するとファイル名のチップが表示されます
立替経費は、原則として証憑ファイルの添付が必須です。
【立替経費】
- メンバーが登録する場合、証憑ファイルを添付するか、「証憑なし（領収書が入手できない場合）」にチェックを入れて理由を入力する必要があります。どちらもないと「立替経費の登録には証憑ファイルが必須です。」と表示されます
- 立替一括登録でも、メンバーは各行に証憑ファイルまたは「証憑なし」の指定が必要です
- 管理者・経理担当者が登録する場合は、1件ずつの登録でも立替一括登録でも証憑を省略できます
【立替以外の経費】
買掛・通常・仮受精算の経費は、証憑ファイルの添付は任意です。
承認待ちの経費を登録者（一般従業員）が編集しても、承認フローには影響しません。
【仕様】
- 一般従業員は、自分が申請した承認待ち（申請中）状態の経費を編集できます
- 編集後も経費のステータスは「承認待ち」のままとなり、承認者への通知は再送されません
- 承認者は次に承認画面を開いた際に更新後の内容を確認できます
【注意事項】
- 経費の種別（買掛・通常・立替）は登録後に変更できません
- 承認済み・却下済みの経費は一般従業員には編集できません
いいえ、承認済みの経費を編集しても、自動的に「再承認待ち」の状態には戻りません。
【仕様】
- 承認済みの経費を編集できるのは管理者・経理担当者のみです（一般従業員は承認済みの経費を編集できません）
- 金額を含め、編集後もステータスは「承認済み」のまま維持されます
- 立替を給与または毎月の固定日で精算する組織では、承認済みの立替経費を編集しても支払予定日は変わりません（編集画面にも「承認済みのため、編集しても支払期日は変わりません」と表示されます）
内容に誤りがあった場合の修正は、管理者・経理担当者にご依頼ください。
はい、経費の詳細画面右上の「履歴」ボタンから、変更日時・変更者・変更内容（変更前の値・変更後の値）などを確認できます。承認・却下・承認の取消などの操作も記録されます。
履歴がまだない経費では「履歴」ボタンは表示されません。経費を削除した操作も記録として残り、「設定 > 監査ログ」で確認できます。
却下された経費の詳細画面で、承認者が却下時に入力した却下理由を確認できます（画面上部に「却下理由:」として表示されます）。
ただし、却下された経費はそのまま編集・再申請することはできません。内容を修正する必要がある場合は、却下理由を確認したうえで、新しい経費として改めて登録・申請してください。却下済みの経費は申請者が削除することはできず、削除は管理者・経理担当者が行えます。
却下された経費は編集・再申請することができません。「再申請」ボタンや自動的な状態変更もありませんので、以下の手順で対応してください。
【対応手順】
1. 却下された経費の詳細画面で却下理由を確認します
2. 却下理由をふまえて内容を修正した新しい経費を作成します
3. 承認者を選択して改めて申請します
却下された元の経費は「却下」のまま履歴として残ります。申請者は削除できないため、不要な場合は管理者・経理担当者に削除を依頼してください。
経費・支払には、プロジェクト単位の予算を登録して超過時にアラートを出す機能はありません。
プロジェクトの収支は次の方法で把握できます。
- プロジェクト詳細画面の収支テーブルで、予定と実績を並べて売上・工数・人件費・経費を確認する
- プロジェクト一覧・詳細で粗利・粗利率を確認する
- 「経費・支払」一覧をプロジェクトで絞り込み、「この条件で CSV 出力」でダウンロードして表計算ソフトで分析する
承認済みの経費の支払いは、支払方法によって次のように扱います。
【銀行振込の経費】
- 「経費・支払」一覧の「支払一覧」で、未払いの経費を支払先ごとに集計して確認できます（管理者・経理担当者）
- 集計される金額は「支払金額」（合計金額 − 源泉徴収額 ＋ 調整額）です
- 「全銀協ファイルの書き出し」で、銀行のオンラインバンキングに取り込める総合振込ファイルを作成できます
- 振込後、支払先を選んで支払日を入力し「支払先（N件）を支払済みにする」を押すと、まとめて支払済みになります
- 支払日は振込予約日など未来の日付も入力できます。入力した時点で支払済みとして扱われます
【銀行振込以外の経費】
現金・カード・振替の経費は支払一覧に表示されません。「経費・支払」一覧でチェックを入れ、支払日を入力して更新してください。支払日は振込予約日など未来の日付も入力できます。入力した時点で支払済みとして扱われます。
【立替経費】
立替経費の精算方法が「給与支給日に精算」の組織では、立替経費は給与とまとめて精算されるため支払一覧には表示されません。「月末締め・指定日に精算」「その他」の組織では支払一覧に表示されます。
銀行の入金明細（CSVファイル）をアップロードして自動マッチングできるのは、取引先からの入金を請求書（売掛金）に充当する「消込」機能です。経費（支払い側）の支払確認とは別の機能です。
【消込機能の概要】
- 銀行入金と未払いの請求書を、振込人名などをもとに自動でマッチングします
- マッチングした請求書は入金消込済みの状態に更新されます
経費の支払状況を確認・更新したい場合は、「支払一覧」画面から確認し、支払完了後に一括で「支払済み」に更新してください。
はい、一覧画面右上の「レシートOCR」ボタンから、領収書をAIで読み取って経費登録できます。読み取った内容は確認画面で修正してから「この内容で経費登録」で登録します。手入力の手間を削減できます。
なお、経費区分（買掛・通常・立替・仮受精算）は登録時に決定され、後から変更することはできませんのでご注意ください。
はい、一覧画面右上の「立替一括登録」ボタンで、最大10件の立替経費を同時に登録できます。複数件の経費がある場合に便利です。
すべての経費で必須の項目は、経費区分（買掛／通常／立替／仮受精算）、発生日、件名、支払先名、担当者、合計金額(税込)、課税区分です。
【条件によって必須になる項目】
- 買掛：取引先の選択
- 課税区分が「課税」：インボイス登録番号
- 立替以外（買掛・通常・仮受精算）：支払方法・支払期日
- 立替以外で支払方法が「銀行振込」：振込先口座情報（銀行・支店・口座種別・口座番号・口座名義（カナ））
- 立替をメンバーが登録する場合：承認者（承認フローを使う組織）と、証憑ファイルまたは「証憑なし」の理由
立替の場合は支払方法の欄は表示されず、銀行振込として扱われます。支払予定日は組織の精算方法の設定から自動で決まります。ただし精算方法が「その他」の組織では、立替でも支払期日を入力できます。プロジェクトや経費カテゴリは任意項目です。
経費登録時の支払方法は、以下の4つから選択できます。
1. 銀行振込
2. 現金
3. カード
4. 振替
なお、立替経費（種別：立替）の場合は支払方法が銀行振込に固定されるため、フォームに支払方法の選択肢自体が表示されません。
上長の承認限度額を超える経費は、その上長は承認できません。自動で回付されることもないため、次のように対応します。
【仕組み】
- 社員ごとに「承認限度額（円）」を設定でき、限度額を超える経費や、限度額が未設定の社員は承認できません
- 「最終承認者（経費）」に設定された社員は、金額に関係なく承認できます
【対応方法】
- 管理者・経理担当者が経費詳細画面を開くと「…承認限度額を超えているため承認できません。上長へ回付してください。」と案内されます。通知画面から承認しようとした場合は「この承認リクエストを承認する権限がありません。」と表示されます
- 現在の承認者は、通知画面の承認依頼または経費詳細画面の「回付先」から上位の承認者を選んで回付してください
設定は管理者・経理担当者が各社員の編集画面から行います。
立替経費の承認者は、申請者が経費登録画面で選択します。
- 経費区分「立替」を選ぶと「承認者」の選択欄が表示され、初期値として直属の上長が選ばれています
- 候補には、上長とさらにその上位の社員、経費の最終承認者などが表示されます
- 上長が設定されておらず候補がいない場合は、組織の管理者が候補になります。管理者もいない場合は「承認者が登録されていません。管理者に上長設定を依頼してください。」と表示されます
- 承認者の承認限度額を超える場合、承認者が上位の承認者へ手動で回付します
経費の登録・編集画面で「定期経費」チェックボックスをオンにして保存します。そうすることで、翌月以降、一覧画面右上の「定例経費生成」ボタンで前月の定期経費を今月分として一括複製できるようになります。
立替経費を申請すると、申請時に指定した承認者に通知されます。
【通知の送り先】
- 申請フォームで選択した承認者
【通知方法】
以下の設定済みの経路すべてで通知されます：
- 画面内の通知
- メール
- Slack（Slack連携済みの場合）
- LINE（LINE連携済みで、承認者のLINEアカウントが設定されている場合）
【注意事項】
- 承認者の候補は、申請者の上長（上位の社員を含む）や経費の最終承認者です。初期値として直属の上長が選ばれます
- 承認者がさらに上位の承認者に「回付」した場合は、次の承認者にも通知が送られます
- 申請者が承認待ちの経費を編集して承認者を変更した場合は、新しい承認者に通知されます
- 組織の設定で承認フローが無効（不使用）になっている場合は、申請と同時に自動承認されます
立替経費が却下された場合、以下の方法で通知されます。
【通知方法】
- 画面内の通知（受信箱）にアラートが届きます
- 設定済みの場合は、メール・Slackでも却下通知が送られます
【却下理由の確認】
- 経費の詳細画面を開くと、承認者が記入した却下理由を確認できます
- 却下後の経費は編集ができないため、内容を修正する場合は新しく経費を申請し直してください
【却下後の対応】
- 却下された経費は「削除」のみ可能です
- 修正が必要な場合は、内容を訂正した新しい経費として改めて申請してください
組織の「立替経費の精算方法」の設定によって異なります。
【給与支給日に精算（初期設定）】
- 立替経費は給与とまとめて精算されるため、支払一覧には表示されません
- 精算予定額は給与の詳細画面で確認できます
- 支払予定日は原則として発生月の翌月の給与支給日です。登録が遅れた場合は、登録日がその月の「立替経費 締切日」（初期設定は5日）以内ならその月、過ぎていれば翌月の給与支給日になります
【月末締め・指定日に精算／その他】
- 承認済みの立替経費も支払一覧に表示されます
- ただし立替経費には振込先口座がないため、全銀協ファイルの書き出しでは対象外（スキップ）になります
精算方法と締切日は、管理者が「設定 > 組織設定」の「経理設定」で設定します。
はい、承認者による確認前であれば、申請者本人が申請内容を修正できます。
【修正できる状態】
- ステータスが「承認待ち」（申請中）の立替経費
【修正できる項目の例】
- 件名・用途・備考
- 支払金額・発生日
- 経費カテゴリ
- 添付ファイル（追加・削除）
【修正できない項目】
- 経費種別（立替・買掛・通常）は登録後に変更できません
【注意事項】
- 承認済み・却下済みの経費は申請者本人では修正できません
- 修正後も承認フローはそのまま継続します（再通知はされません）
いいえ、立替経費が承認された後は、申請者本人（メンバー）は内容を修正できません。
【承認後の修正が必要な場合】
- 内容の修正は、管理者または経理担当者に依頼してください（承認済みの経費も編集できます）
- 立替を給与または毎月の固定日で精算する組織では、承認済みの立替経費を編集しても支払予定日は変わりません（編集画面にも「承認済みのため、編集しても支払期日は変わりません」と表示されます）
- 二重登録など、経費そのものを取り消す必要がある場合は、管理者が経費詳細画面の「承認を取り消す」で承認を取り消せます。取消後は「却下」の状態になるので、正しい内容で新たに申請し直してください
【承認取消の注意】
- 支払日が入っている立替経費は取り消せません
- 立替を給与で精算する組織では、支払予定日の月の締め日を過ぎたもの、または支払予定日を迎えたものは取り消せません
【立替経費の権限の整理】
- メンバー：自分の立替経費のうち、承認待ちのものだけ編集可能
- 管理者・経理担当者：承認済みの立替経費も編集可能
- 管理者：承認済み・未払いの立替経費の承認取消が可能
複数の経費をまとめて銀行振込した場合は、支払一覧画面から一括で支払処理ができます（管理者・経理担当者）。
【操作方法】
1. 「経費・支払」一覧の「支払一覧」を開きます
2. 支払先ごとに未払いの経費が集計されて表示されます（「明細」で支払先ごとの経費を確認できます）
3. 支払済みにする支払先にチェックを入れ、「支払日」を入力します
4. 「支払先（N件）を支払済みにする」を押すと、選択した支払先の経費がまとめて支払済みになります
【振込ファイルの作成】
振込前に「全銀協ファイルの書き出し」で総合振込ファイルを作成し、銀行のオンラインバンキングに取り込むこともできます。
【注意事項】
- 支払一覧の対象は、支払方法が「銀行振込」で未払いの経費です
- 立替経費は、精算方法が「給与支給日に精算」の組織では対象外です
- 銀行から入金を受ける側の突合（請求書と入金）は「入金消込」をお使いください
入金消込では、請求書の一部だけに入金を充当する「一部入金」の処理は行いません。
【充当の仕組み】
- 取引先ごとに、前回までの未充当残高と今回の入金を合わせた金額で充当します
- まず、その金額とちょうど一致する請求書があれば、その請求書に充当します
- 一致する請求書がなければ、支払期日の古い請求書から順に、全額を充当できるものだけに充当します
- 充当しきれなかった金額は取引先の未充当残高として残り、次回の入金と合わせて充当されます
そのため、請求額より少ない金額が入金された場合、その請求書は未入金のまま残り、入金額は未充当残高として繰り越されます。消込の確認画面では、自動マッチングの結果を確認し、手動でマッチングを調整することもできます。
はい、口座ごとに入金消込を行えます。
【設定方法】
カスタムCSVで取り込む場合は、「設定 > 銀行 CSV」で銀行・口座ごとのCSVの読み取り方（マッピング）を登録できます。フォーマットが異なる銀行ごとに、それぞれマッピングを設定してください。全銀協固定長フォーマットのファイルは、マッピングなしで取り込めます。
【消込の流れ】
1. 対象口座の入出金明細を各銀行のオンラインバンキングからダウンロードします
2. 「取引 > 入金消込」の「銀行明細アップロード」で、フォーマット種別を選び（カスタムCSVの場合はマッピング設定も選択）、ファイルをアップロードします
3. 自動マッチング後に確認・手動調整を行い、消込を実行します
【注意事項】
- 口座ごとに別々に取り込み・消込を行います
経費は日本円（円）で登録します。外貨のまま金額を登録することはできません。
【手入力で登録する場合】
日本円に換算した金額を「合計金額(税込)」に入力してください。取引銀行またはクレジットカード会社が実際に適用したレートによる金額の入力をお勧めします。
【レシートOCRで外貨のレシートを読み取った場合】
- 「外貨レシートです（USD）。金額は日本円へ換算して入力してください。…」と注意が表示され、合計金額は自動では入力されません
- 発生日と金額が読み取れた場合は、ECB（欧州中央銀行）の参照レートによる円換算の参考値が表示されます。「適用」を押すと合計金額に反映され、メモに換算元の金額とレートが追記されます
- 参考値は実際の請求額・引落額とは異なる場合があるため、確定した円額が分かる場合はその金額を入力してください
【チャットで登録する場合】
外貨のレシートでは金額は自動入力されず、日本円での支払金額を聞かれます。
はい、経費カテゴリは追加・カスタマイズできます。
【操作方法】
管理者は「設定 > 経費カテゴリ」から操作できます。
- 新規カテゴリの追加
- カテゴリ名・原価区分（原価 / 販管費 / 立替）の編集
- カテゴリの無効化（選択肢から非表示）および復元
【共通カテゴリについて】
システム標準で提供されている共通カテゴリは編集・削除できません。組織独自のカテゴリは自由に追加・編集が可能です。
【権限】
カテゴリの追加・編集・無効化は管理者のみ操作できます。経理担当者・メンバーは操作できません。
はい、追加したカスタムカテゴリを含む経費データは、会計ソフト向けのフォーマットでCSV出力できます。freee・マネーフォワード・弥生のいずれも、レポート機能から該当する形式を選んでCSVをダウンロードし、各会計ソフト側で取り込む方式です（アカウント連携によるリアルタイム自動同期ではありません）。
各会計ソフトへの取り込み方法や勘定科目の対応関係については、お使いの会計ソフト側のインポート手順をご確認ください。
税理士パートナー（「税理士（外部）」の権限）は、経費を閲覧のみできます。閲覧範囲を経費の一部に絞る設定はないため、経費については組織内のすべての経費（立替経費を含む）が閲覧対象になります。
【税理士パートナーができること】
- 経費の一覧・詳細・変更履歴の閲覧
- 証憑ファイルの表示・印刷・ダウンロード（削除済みの証憑を含む）
- 経費一覧のCSV出力、レポート画面からの会計ソフト向けCSVの出力
【できないこと】
- 経費の登録・編集・削除・承認・支払処理・レシートOCR
共有範囲を限定したい資料がある場合は、税理士パートナーを招待する前に社内で範囲を確認してください。
社労士パートナーは、経費モジュール自体へのアクセス権限がありません（経費機能は社労士ロールの対象外です）。
【社労士パートナーが確認できる情報】
- 勤怠データ（打刻記録・休暇申請など）
- 給与データ（給与計算結果など）
経費データを社労士と共有する必要がある場合は、管理者または経理担当者が経費一覧の情報を別途エクスポートや共有するなど、Basee外の手段でご対応ください。
経費データへのアクセスが必要な場合は、顧問税理士（税理士パートナー）ロールで招待することで、経費の閲覧のみ可能になります。
外部パートナー（税理士・社労士）へのアクセス権付与は、管理者がアカウント管理画面から行えます。
【手順】
1. サイドバーの「設定」メニュー内の「アカウント」を開きます
2. 「新規登録」を押します
3. 名前・メールアドレスを入力し、「権限」で「税理士（外部）」または「社労士（外部）」を選びます（社員情報への紐付けは不要です）
4. 「招待メールを送信する」にチェックを入れて保存すると、入力したメールアドレス宛に招待メールが届きます
「税理士（外部）」を付与すると、経費データの閲覧（登録・編集・削除・承認は不可）ができるようになります。「社労士（外部）」には経費機能へのアクセス権はありません。
いいえ、経費カテゴリを変更・統廃合しても、過去の経費データのカテゴリは自動的には変わりません。
【仕様】
- カテゴリを無効化（削除）しても、既存の経費に紐づいているカテゴリ情報はそのまま保持されます
- 過去経費のカテゴリは、個別に経費を編集して変更する必要があります
【運用上の注意】
- カテゴリを統廃合する場合は、影響を受ける過去経費を事前に確認・整理することをお勧めします
- 一括でカテゴリを変更する機能は現在ありません。個別に経費を開いて修正してください
支払先（取引先マスタ）の削除は論理削除で、削除しても既存の経費はそのまま残ります。
【削除前の確認】
1. 「経費・支払」一覧の「詳細検索」で「取引先（支払先）」に対象の取引先を選び、紐づく経費を確認します
2. 別の取引先に付け替えたい経費がある場合は、経費を1件ずつ開いて取引先を選び直して保存します（複数の経費の支払先をまとめて変更する機能はありません）
3. 確認が済んだら、取引先を削除します
【注意事項】
- 支払済み・承認済みの立替経費など、状態によっては編集できるロールが限られます
- 同じ取引先が重複登録されている場合は、残す方の取引先に経費を付け替えてから、不要な方を削除してください
経費登録時のプロジェクト選択を効率化するには、次の方法があります。
【プロジェクトの選択】
- 経費の登録・編集画面の「プロジェクト」欄で、一覧から対象のプロジェクトを選択します
【配賦機能の活用】
- 複数のプロジェクトに経費を按分したい場合は、「配賦」で各プロジェクトへの比率または金額を指定できます
【注意事項】
- デフォルトのプロジェクトを設定・記憶する機能はありません。毎回選択が必要です
- 立替一括登録画面にはプロジェクトの入力欄がありません。プロジェクトに紐づけたい立替経費は、登録後に各経費の詳細画面で選択するか、1件ずつ登録してください
登録後の修正可否は、経費区分・ステータス・ロールによって異なります。
【立替経費の場合】
- 承認待ちの間は、申請者本人が経費の詳細画面から修正できます
- 承認済み・却下になった立替経費は、メンバーは修正できません。管理者・経理担当者に修正を依頼してください
- 管理者・経理担当者は、承認済みの立替経費も詳細画面から修正できます
【立替以外（買掛・通常・仮受精算）の場合】
- 管理者・経理担当者・メンバーのいずれも、詳細画面から修正できます
【操作方法】
一覧画面で経費の件名を開くと詳細・編集画面が表示されます。内容を修正して「更新」を押してください。
【補足】
- 経費区分は登録後に変更できません
- 二重に登録してしまった承認済みの立替経費は、管理者が詳細画面右上の「承認を取り消す」で承認を取り消したうえで削除できます（支払済みのものや、給与とまとめて精算する設定で精算月の締切日を過ぎたものは取り消せません）
立替経費の承認にかかる時間は、承認者の対応次第であり、システム側でタイムリミットは設定されていません。
【承認通知の送り先と方法】
申請後、指定した承認者に以下の経路で通知が届きます：
- 画面内の通知（受信箱）
- メール
- Slack（連携済みの場合）
- LINE（連携済みで承認者のLINEアカウントが設定済みの場合）
【承認が遅い場合の対応】
- 承認者に直接連絡して確認することをお勧めします
- 承認者が承認権限（限度額）を超えている場合は、上位の承認者へ「回付」が必要になります
【承認フロー不使用の組織の場合】
組織設定で承認フローが無効になっている場合は、申請と同時に自動承認されます。
立替経費の承認の進み具合は、経費の詳細画面で確認できます。
【確認方法】
1. 経費・支払の一覧から対象の立替経費の件名を開きます
2. 画面上部のステータス（承認待ち・承認済み・却下）で現在の状態を確認できます
3. 画面下部の「承認経路」に、各段階の承認者と結果（承認待ち・承認・却下・回付）、コメント、日時が順に表示されます
【回付について】
- 承認者が自分の承認限度額を超える申請を受け取った場合は、承認者が手動で上位の承認者へ回付します（自動では回付されません）
- 回付の通知は、回付先の承認者に届きます
はい、レシートOCRでは最大10件のファイルを一度にアップロードできます。
【操作手順】
1. 経費・支払の一覧画面右上の「レシートOCR」を押します
2. 「ファイルを選択」で複数のファイルを選ぶか、ドラッグアンドドロップします（最大10件）
3. 1件ずつ順に読み取りが行われ、終わると「レシートOCR 一括確認」画面が開きます
4. 一括確認画面で各レシートの「確認する」を開き、内容を確認・修正して「この内容で経費登録」を押します
読み取っただけでは経費は登録されません。確認画面で登録した時点で経費になります。一括確認画面では、各レシートの状態（確認待ち・登録済・失敗）と登録済みの件数を確認できます。
レシートOCRでは、以下のファイル形式に対応しています。
- JPG
- PNG
- HEIC（iPhone で撮影した画像）
ファイルサイズは1ファイルあたり10MBまでです。
読み取り精度を高めるため、レシート全体がフレーム内に収まり、文字がはっきり見える鮮明な画像をおすすめします。
なお、経費に直接添付する証憑ファイル（OCRを使わない添付）は、これに加えて GIF・WebP にも対応しています。
OCRの処理時間は、ファイルの種類やサーバの混雑状況によって異なりますが、通常は数秒から数分程度で完了します。
【処理の流れ】
1. ファイルをアップロードすると、OCR処理が即時開始されます
2. 処理中はOCR画面で進捗状況を確認できます（画面は自動更新されます）
3. 処理完了後、確認画面へ自動遷移します
【処理に時間がかかる場合】
- PDFや複数ページのファイルは処理に時間がかかる場合があります
- 読み取り精度が低い場合は高精度モデルで自動再処理が行われます
【失敗した場合】
処理が失敗した場合は、OCR画面にエラーが表示されます。この場合は手動入力フォームから経費を登録してください。
複数のレシートをまとめてアップロードすると、読み取り後に「レシートOCR 一括確認」画面が開き、レシートごとの状態（確認待ち・登録済・失敗）が一覧で表示されます。
【操作の流れ】
1. 一括確認画面で「次の確認待ちレシートへ」または各レシートの「確認する」を押します
2. 確認画面で内容を確認・修正し、「この内容で経費登録」を押します
3. 表示される確認ダイアログで「登録して次へ」を選ぶと、次の確認待ちレシートに進みます（「登録して戻る」で一括確認画面に戻ります）
4. すべて登録し終えたら「経費一覧に進む」で一覧に戻れます
【注意事項】
- 確認画面で登録するまで経費にはなりません
- 読み取りに失敗したレシートは一括確認画面に「失敗」と表示されます。その場合は通常の「新規登録」から入力してください
はい、読み取り結果の確認画面で修正できます。
【修正方法】
1. 読み取り完了後に表示される確認画面を開きます
2. 誤りのある項目を直接修正します
3. 内容を確認したら「この内容で経費登録」を押して登録します
【確認画面で修正できる主な項目】
- 種類（買掛・通常・立替・仮受精算）・発生日・支払内容
- 支払先・支払先名・担当者・プロジェクト
- 経費カテゴリ・原価区分
- 支払方法・支払日・支払期日
- 合計金額・源泉徴収額・調整額
- 課税区分・インボイス登録番号・消費税額
- 承認者（立替の場合）・メモ
登録後に修正が必要な場合は、経費の詳細画面から変更できます（立替経費の修正条件はステータスとロールによって異なります）。
レシートOCRで登録した経費も、通常の画面から登録した経費と同じ扱いです。
- メンバーが立替経費として登録した場合：指定した承認者へ承認依頼が作成され、承認者に通知が届きます
- 管理者・経理担当者が立替経費として登録した場合：承認済みとして登録されるため、承認依頼は作成されません
- 買掛・通常・仮受精算として登録した場合：承認ワークフローの対象外です
なお、組織設定で承認フローを使わない設定にしている場合、メンバーの立替経費も登録と同時に承認済みになります。
AIによる経費カテゴリの提案は、レシートOCRの確認画面で使えます。「支払内容」を入力して欄を離れると、支払内容・支払先名・金額をもとにAIが組織の経費カテゴリの中から最も近いものを「AI提案」として表示します。「適用」を押すと経費カテゴリ欄に反映されます。
提案には、その組織でこれまでレシートOCRから登録した経費のカテゴリ実績も参考にされます。提案が合わない場合は、経費カテゴリ欄で手動で選び直してください。
通常の「新規登録」画面にはカテゴリの自動提案はありません。
AIのカテゴリ提案（レシートOCRの確認画面）は、次の点を意識すると精度が上がりやすくなります。
【精度向上のポイント】
- 「支払内容」に具体的な内容を入力してください（例：「〇〇社との打合せ飲食代」「出張時の新幹線代」）
- 支払先名・金額も正しく入力してください。提案の判断材料になります
- 提案が誤っている場合は正しいカテゴリを選んで登録してください。レシートOCRから登録したカテゴリの実績は、その後の提案の参考にされます
- 組織の経費カテゴリを整理し、名前を分かりやすくしておくと提案が安定します
【制限事項】
- カテゴリ提案はユーザーごとに1分間30回までです
- 提案が表示されない・失敗した場合は、経費カテゴリ欄から手動で選択してください
Baseeのカテゴリ提案は、業界別の学習データを使う仕組みではありません。提案は、入力された支払内容・支払先名・金額と、その組織に登録されている経費カテゴリ、その組織でレシートOCRから登録したカテゴリの実績をもとに行われます。
そのため精度の差は業界よりも、組織の経費カテゴリの分かりやすさや、支払内容の書き方によって生じます。登録実績が少ないうちは提案が外れることもあるため、誤っている場合は正しいカテゴリを選んで登録してください。
はい。以下の点が重要です。1) 白背景のレシートを撮影してください。2) 黒インクで印字された、フォントが明確なレシートほど認識精度が高くなります。3) 同一角度で、フラッシュなしで撮影してください。4) 金額や店名がはっきり見えるように撮影してください。薄いレシート、斜め撮影、折り畳まれた領収書は認識精度が低下します。認識がうまくいかない場合は、再度スキャン・撮影後にアップロードしてください。
はい。定期経費を翌月分として一括作成できます。まず、経費の登録・編集画面で「定期経費」にチェックを入れて保存します。翌月になったら、一覧画面右上の「定例経費生成」（管理者・経理担当者のみ）を押し、対象月を選んで「生成」を押すと、前月の定期経費が対象月の経費として複製されます。対象月にすでに同じ担当者・同じ件名の定期経費がある場合は、重複して作成されません。
はい。経費の登録・編集画面の「証憑ファイル」欄から、PDF・JPG・PNG・GIF・WebP・HEIC のファイルを添付できます。
- 1ファイルあたり最大10MBです
- 1回の保存で新たに追加できるのは5件までです（すでに保存済みのファイルは件数に含まれません）
- ファイルは選択と同時にアップロードされ、ファイル名が表示されます
保存済みの証憑は、行の「表示」で画面上で確認・印刷できます。証憑を「削除」しても一覧から外れるだけで、ファイルと記録は「削除済み」として残ります。
立替経費を申請すると、承認者に指定された社員の「承認限度額」と「最終承認者」設定にもとづいて承認可否が判定されます。
【ルールの考え方】
- 申請金額が承認者の承認限度額を超えると、承認者は承認できず、上長など上位の承認者へ手動で回付する必要があります（自動で回付されるわけではありません）
- 「最終承認者」に設定された社員は、金額に関係なく承認可能です
具体的な承認限度額の設定は、各社員の編集画面から管理者が行います。専用の「承認ルール設定」画面はなく、社員ごとの個別設定です。
はい、経費の詳細画面右上の「削除」ボタンから削除できます。削除できる範囲は次のとおりです。
- 管理者・経理担当者：すべての経費
- メンバー：買掛・通常・仮受精算の経費と、自分が申請した承認待ちの立替経費
ただし、支払日が入っている経費と、承認済みの立替経費は、管理者・経理担当者でも削除できません（削除ボタンが表示されません）。二重登録などで承認済みの立替経費を消したい場合は、先に管理者が詳細画面右上の「承認を取り消す」で承認を取り消してから削除してください。支払済みのものや、給与とまとめて精算する設定で精算月の締切日を過ぎたものは、承認を取り消せません。
立替一括登録の画面には、最初から10行分の入力欄が表示されます。足りない場合は「行追加」で行を増やせます。立替担当者と承認者は画面上部で全行共通に指定し、各行に発生日・件名・支払先名・支払金額・証憑（1行につき1ファイル、または「証憑なし」）・課税区分・インボイス登録番号・消費税・経費カテゴリ・メモを入力します。発生日が空欄の行は登録されません。
一括登録の各行ではプロジェクトを指定できません。プロジェクトに紐づけたい場合は、登録後に各経費の詳細画面で設定するか、「新規登録」から1件ずつ登録してください。
経費・支払モジュールでは、買掛経費・通常経費・立替経費・仮受精算の4種類の経費を管理できます。買掛経費は取引先への支払い、通常経費は会社の通常業務費用、立替経費は従業員が立替えた経費（承認ワークフロー付き）、仮受精算は仮受金・前受金等の精算に使う区分です。各経費には支払先・担当者・プロジェクト・経費カテゴリ・支払方法・支払期日などの情報を設定でき、定期的な経費は「定期経費」として登録することで翌月分の自動生成も可能です。
経費を登録するには、経費・支払の一覧画面右上の「新規登録」を押してください。経費区分（買掛／通常／立替／仮受精算）、発生日、件名、合計金額などの基本情報を入力し、支払先・担当者・経費カテゴリなどを選んで「保存」を押すと登録できます。
領収書がある場合は、「レシートOCR」から読み取って登録すると、金額や日付などが自動で入力され、確認画面ではAIが経費カテゴリを提案します。
はい、できます。一覧画面右上の「レシートOCR」から領収書の画像をアップロードすると、AIが次のような項目を読み取って確認画面に入力します。
- 発生日（レシートの日付）
- 支払先名
- 合計金額・消費税額
- インボイス登録番号
- 支払内容・経費カテゴリの推定
スマートフォンで撮影する場合は、パソコンのレシートOCR画面で「スマートフォンから登録」を押し、表示されたQRコードをスマートフォンで読み取ってアップロードできます（QRコードの有効時間は15分）。
印字が薄い・折れているなどのレシートでは読み取りを誤ることがあるため、確認画面で内容を確かめ、必要に応じて修正してから登録してください。外貨のレシートは、金額が自動入力されないので日本円の金額を入力します。
**経費の修正方法：**
1. 一覧画面で経費の件名を開き、詳細・編集画面を表示します
2. 金額・支払先・担当者などを変更します
3. 「更新」を押します
証憑ファイルは「証憑ファイル」欄から追加・削除できます。対応形式は PDF・JPG・PNG・GIF・WebP・HEIC で、1ファイル10MBまで、1回の保存で新たに追加できるのは5件までです。
**経費の削除方法：**
詳細画面右上の「削除」ボタンから削除できます。管理者・経理担当者はすべての経費、メンバーは買掛・通常・仮受精算の経費と自分の承認待ちの立替経費を削除できます。
支払日が入っている経費と承認済みの立替経費は削除できません。承認済みの立替経費を消したい場合は、先に管理者が「承認を取り消す」で取り消してください（支払済みのものや、給与とまとめて精算する設定で精算月の締切日を過ぎたものは取り消せません）。
なお、メンバーが修正できる立替経費は、自分が申請した承認待ちのものに限られます。
立替経費（経費区分：立替）は、申請後に承認者の承認が必要です。
**承認操作の手順：**
1. 承認依頼が届いたら「通知」画面を開き、「要対応」を表示します
2. 承認依頼のカードで「承認」を押し、確認ダイアログで確定します
3. 却下する場合は「却下」を押し、却下理由を入力して「送信」を押します
管理者・経理担当者は、立替経費の詳細画面にある「承認 / 却下 / 回付」欄でも操作できます。「承認」か「却下」を選び（却下は理由の入力が必須）、「送信」を押して確認ダイアログで確定します。
**回付：**
現在の承認者は、通知画面の「回付」または経費の詳細画面の「回付先」から上位の承認者を選び、回付できます。
**承認限度額を超える場合：**
経費の金額が承認限度額を超えている場合や、承認限度額が設定されていない場合は承認できません。上位の承認者へ回付してください。自動では回付されません。
**却下された場合：**
却下された経費は「却下」の状態になり、詳細画面に却下理由が表示されます。却下された立替経費は申請者が修正できないため、内容を直して改めて新しい経費として登録してください。
はい、毎月繰り返す経費を前月分から複製する機能があります。
**設定方法：**
1. 経費の登録・編集画面で「**定期経費**」にチェックを入れて保存します
**生成方法：**
1. 翌月になったら、一覧画面右上の「**定例経費生成**」を押します
2. 対象月を選んで「生成」を押します
3. 前月の定期経費が対象月の経費として複製されます
**注意点：**
- 「定例経費生成」は**管理者・経理担当者のみ**実行できます
- 自動では実行されないため、毎月この操作が必要です
- 対象月にすでに同じ担当者・同じ件名の定期経費がある場合は、重複して作成されません
- 前月に定期経費が1件もない場合は「先月に定期経費がありませんでした。」と表示されます
一覧画面の検索欄で絞り込めます。
**常に表示されている簡易検索：**
- **キーワード**：支払先・件名を横断して検索
- **立替ステータス**：承認待ち / 承認済み / 却下 から複数選択
- **発生日**：今月・先月などのプリセットや期間指定
- **自分の経費**：自分が担当者の経費だけに絞り込み
**「詳細検索」で指定できる条件：**
- **経費区分**：買掛 / 通常 / 立替 / 仮受精算
- **担当者**・**取引先（支払先）**・**プロジェクト**・**経費カテゴリ**
- **発生日・支払期日・支払日**の期間
- **支払方法**
- **金額（合計）**の下限・上限
- **未払のみ / 固定費のみ / 定期のみ**
条件は組み合わせて指定できます。検索結果は「この条件で CSV 出力」でそのままダウンロードすることもできます。
支払状況は次の方法で確認できます。
**方法1：一覧画面で確認**
- 経費・支払の一覧の「支払日」列に日付が入っていれば支払済み、空欄なら未払いです
- 「詳細検索」の「未払のみ」にチェックを入れると、未払いの経費だけを表示できます
**方法2：支払先ごとに確認（管理者・経理担当者）**
- 一覧画面右上の「支払一覧」を押すと、銀行振込の未払い経費が支払先ごとにまとめて表示されます
**方法3：詳細画面で確認**
- 経費の件名を開くと、その経費の支払期日や支払日を確認できます
**経費カテゴリとは：**
経費を費用の種類ごとに分類するための項目です（例：交通費、会議費）。経費の登録時に選択します（未選択でも登録できます）。レポートの「会計ソフト連携CSV」では、経費カテゴリをもとに会計ソフトの勘定科目へ対応付けます。
**あらかじめ用意されているカテゴリ：**
外注費、サブスクリプション、交通費、接待交際費、消耗品費、地代家賃、会議費
**カスタマイズ方法：**
管理者は、設定メニューの「経費カテゴリ」から組織独自のカテゴリを追加・編集・無効化（復元も可能）できます。あらかじめ用意されている共通カテゴリは編集・削除できません。
なお、レシートOCRの確認画面では、AIが経費カテゴリを提案します。
経費の変更は、経費ごとの変更履歴に記録されます。
**記録される内容：**
- 登録（作成）した日時と操作者、登録時の主な内容
- 登録後に修正した場合の日時・操作者・項目ごとの変更前と変更後の値
**確認方法：**
1. 対象経費の詳細画面を開きます
2. 画面右上の「履歴」を押すと、変更履歴が時系列で表示されます
レシートOCRの確認画面で登録前に直した内容は、修正として個別には記録されず、登録した内容が作成の記録として残ります。読み取りに使ったレシートの画像は証憑ファイルとして経費に保存され、保存日時・保存者・SHA-256 ハッシュも表示されるため、税務調査の際に原本と登録内容を照らし合わせられます。
税理士パートナーは、経費・支払で次の操作ができます。
【利用できる機能】
- 経費の一覧・詳細の閲覧、検索・絞り込み
- 立替経費の承認状況・却下理由の確認
- 経費ごとの変更履歴（詳細画面右上の「履歴」）の閲覧
- 証憑ファイルの表示・印刷・ダウンロード（削除済みの証憑の内容確認を含む）
- 一覧の「この条件で CSV 出力」による検索結果のダウンロード
- レポートの「会計ソフト連携CSV」による会計ソフト向けデータの書き出し
【利用できない機能】
- 経費の登録・編集・削除
- 立替経費の承認・却下・回付
- 支払処理・支払一覧
- レシートOCR
はい、CSV形式でダウンロードできます（Excel形式での出力はありませんが、CSVは表計算ソフトで開けます）。
**1. 経費一覧の検索結果をCSVで出力**
一覧画面で条件を指定して検索し、件数表示の右にある「この条件で CSV 出力」を押すと、適用中の条件のまま一覧をダウンロードできます。発生日・支払期日・支払日の期間、経費区分、経費カテゴリ、取引先（支払先）、立替ステータス、金額などの条件が引き継がれます。1回の出力は10,000行までです。
**2. 会計ソフト向けのCSVを出力（管理者・経理担当者・税理士パートナー）**
サイドバーの「レポート」の「会計ソフト連携CSV」で、データ種別「経費（支出）」を選び、書き出し形式（freee / マネーフォワード / 弥生会計 / 汎用CSV）と期間を指定して書き出します。経費カテゴリと勘定科目の対応は、管理者が設定メニューの「会計ソフト」で設定します。
立替経費の精算予定日（支払期日）は、発生日と登録した日から自動で決まります。以下は標準の「給与支給日に精算」の場合です。
【基本ルール】
- 承認済みの立替経費は、原則として「発生した月の翌月の給与支払日」に給与とまとめて精算されます
- ただし、組織設定の「立替経費 締切日」（翌月の指定日。初期値は5日）を過ぎてから登録した場合は、登録した月の翌月の給与支払日に繰り越されます
【具体例（締切日5日・給与支払日10日の場合）】
- 6月20日に発生し、7月4日に登録 → 7月10日の給与で精算
- 6月20日に発生し、7月8日に登録 → 8月10日の給与で精算
各経費の精算予定日は、経費の詳細画面の「支払期日」で確認できます。締切日・給与支払日・精算方法は会社ごとに設定されているため、立替経費を給与とは別に振り込む設定の会社もあります。
はい、可能です。定期経費と立替経費は排他的ではなく、同一の経費が両方の属性を持つことができます。
**重複生成の防止条件**
定期経費の自動生成時、対象月にすでに「同じ担当者」かつ「同じ件名」の定期経費が存在する場合は、重複して生成されません。支払先名や金額まで完全に一致しているかどうかは判定条件に含まれません。
**運用上の推奨**
定期経費生成後は一覧画面で生成結果を確認し、不要な経費があれば削除することをお勧めします。
経費の承認と支払実行は、いずれも管理者・経理担当者が行う操作です。支払方法（銀行振込・現金・カードなど）によって承認者と支払実行者の役割が分かれる仕組みはありません。
【権限の整理】
- 立替経費の承認：管理者・経理担当者のみ（承認限度額の範囲内、または最終承認者設定がある場合）
- 支払実行（個別支払・支払一覧からの一括支払）：管理者・経理担当者のみ
一般従業員や上長は、承認・支払実行のいずれも行うことができません。
立替経費の承認権限の設定は、各社員の編集画面から個別に行います。専用の「承認ルール設定」画面はありません。
【設定方法】
1. 対象社員の編集画面を開きます
2. 「承認限度額」に、その社員が承認できる金額の上限を入力します
3. 上限なく承認できるようにしたい場合は「最終承認者」の設定をオンにします
4. 保存します
【承認ルートの決まり方】
承認ルートは組織図上の上長関係にもとづいて自動的に決まります。承認者が自分の承認限度額を超える申請を受け取った場合は、「回付する」操作で自分の上長など、より上位の承認権限を持つ社員に手動で回付してください。
経費登録時の支払方法では、以下の4つから選択できます。
1. 銀行振込
2. 現金
3. カード
4. 振替
各支払方法によって画面上の扱いが異なる場合があります（例：支払一覧に表示されるのは銀行振込かつ未払いの経費のみです）。
経費の証憑ファイル（領収書など）は、以下の形式に対応しています。
**対応形式：**
- JPG
- PNG
- GIF
- WebP
- HEIC
**ファイルサイズ・件数：**
1ファイルあたり10MBまでです。1回の保存で新たに追加できるのは5件までです（保存済みのファイルは件数に含まれません）。
**アップロード方法：**
1. 経費の登録・編集画面を開きます
2. 「証憑ファイル」欄でファイルを選択します（複数選択可）
3. 保存します
**保管について：**
保存した証憑は、保存日時・保存者・SHA-256 ハッシュとともに記録されます。削除しても実体と記録は「削除済み」として残るため、電子帳簿保存法の訂正削除の履歴として確認できます。
複数の顧問先企業の経費データは、組織ごとに切り替えて確認します。
**顧問先企業の切り替え方法：**
1. 画面上部に表示されている組織名を押します
2. 所属する組織の一覧から、確認したい企業を選びます
3. 切り替えると、その企業の経費データが表示されます（組織名のドロップダウンは、複数の組織に所属している場合にのみ表示されます）
**複数顧問先の状況をまとめて見たい場合：**
パートナーコンソールのダッシュボードで、担当する顧問先ごとの集計（承認待ちの立替経費の件数など）をまとめて確認できます。経費の明細は、顧問先名から顧問先のページを開き「経費」タブで閲覧専用で確認できます（顧問先が事務所の担当者を税理士パートナーとして登録している場合）。
複数企業のデータを並べて比較したい場合は、各企業の経費一覧で「この条件で CSV 出力」を使ってダウンロードし、表計算ソフトでまとめてください。
プロジェクトに紐づいた経費を確認するには、一覧画面の検索パネルで「プロジェクト」を指定して絞り込み検索を行ってください。これにより、特定のプロジェクトに関連する経費のみを表示できます。経費の詳細画面では、どのプロジェクトに紐づいているかも確認できます。
いいえ、プロジェクトの指定は必須ではありません。マニュアルの「支払先・担当」セクションにて、プロジェクト欄は「紐づくプロジェクトがあれば選択します（任意）」と記載されており、任意入力となっています。プロジェクトに関連する経費の場合のみ選択していただければ問題ございません。
レシート・領収書をアップロードすると、主に次の項目が読み取られ、確認画面に入力されます。
- **発生日**（レシートの日付）
- **支払先名**（発行者名）
- **合計金額**
- **消費税額**（10%・8%）
- **インボイス登録番号**
- **支払内容**・**経費カテゴリ**の推定
外貨のレシートの場合、金額は自動入力されず、日本円に換算した金額を入力するよう案内が表示されます。
確認画面では、「支払内容」をもとにAIが経費カテゴリを提案します。提案は「適用」で反映でき、手動で変更することもできます。
レシートの読み取り精度が低い場合は、以下をお試しください。
**1. 撮影条件の改善**
- レシートを正面から撮影する
- 明るい場所で、影や反射が入らないように撮影する
- 文字がはっきり読める解像度で撮影する
- レシート全体がフレーム内に収まるようにする
- 長いレシートや複数枚が写った画像は、1枚ずつ分けてアップロードする
**2. 確認画面での修正**
読み取り結果の確認画面で、金額・支払先名・支払内容などを直接修正してから登録できます。登録後も経費の詳細画面から修正できます。
なお、読み取りの確信度が低い場合や主要な項目が読み取れなかった場合は、より高精度なモデルで自動的に読み直しが行われます。
立替経費の承認権限は、各社員に個別に設定する「承認限度額」にもとづいて運用されます。役職ごとに決まった標準金額があらかじめ用意されているわけではなく、管理者が社員ごとに任意の金額を設定します。
【仕組みの概要】
- 承認限度額を超える金額の経費は、承認者がそのままでは承認できません
- その場合、承認者が「回付する」操作を行うことで、自分の上長など、より上位の承認権限を持つ社員に手動で回付します（自動で回付されるわけではありません）
- 「最終承認者」に設定された社員は、金額の上限なく承認できます
具体的な承認限度額の設定は、管理者が各社員の編集画面から行います。
承認限度額を超える立替経費は、承認者が手動で「回付する」操作を行うことで、より上位の承認権限を持つ社員へ回付されます。自動で複数段階を経由するわけではなく、各段階で承認者が回付先を選んで操作する必要があります。
【例】
1. 100万円の立替経費が申請される
2. 承認限度額50万円の承認者は承認できないため、「回付する」操作で上位の承認者へ回付する
3. 回付先の承認者の承認限度額が100万円以上であれば承認できる。それでも上限を超える場合はさらに上位へ回付する
4. 「最終承認者」に設定された社員であれば、金額に関係なく承認できる
なお、複数の承認者が同時に承認する並列承認には対応していません。
立替経費の詳細画面から、以下の手順で回付できます。回付できるのは、その申請の現在の承認者本人です。
**回付手順**
1. 承認待ちの立替経費の詳細画面を開きます
2. 「承認 / 却下 / 回付」欄の「回付先」から回付先の承認者を選びます
3. 必要に応じてコメント（任意）を入力します
4. 「回付する」を押し、確認ダイアログで確定します
**回付先に選べる人**
回付先には、あなたの上長のうち、承認限度額が設定されている社員または最終承認者（経費）に設定されている社員が表示されます。候補がいない場合は「回付できる上長がいません。管理者に承認者の変更を依頼してください。」と表示されます。
経費の金額が承認限度額を超えていても、自動では回付されません。回付すると、回付先の承認者に通知が届きます。
回付できるのは現在の承認者本人です。回付先は表示される候補から選び、自分自身や申請者本人には回付できません。
証憑ファイルの制限は以下のとおりです。
**ファイル形式**
PDF・JPG・PNG・GIF・WebP・HEIC に対応しています。
**サイズ・件数の制限**
- 1ファイルあたりの最大サイズ：**10MB**
- 1回の保存で新たに追加できる件数：**5件まで**
保存済みのファイルはこの件数に含まれないため、保存を分ければ6件以上の証憑を1つの経費に添付できます。
証憑ファイルは、経費の登録・編集画面の「証憑ファイル」欄から追加・削除できます。
証憑ファイルを削除しても、ファイルの実体と記録は消えずに残ります。
**削除後の扱い**
- 経費の証憑一覧からは外れ、一覧の下の「削除済み n 件」に移ります
- 「削除済み」を開くと、ファイル名・保存日時・SHA-256・削除日時・削除者を確認できます
- 管理者・経理担当者・税理士パートナーは、削除済みのファイルも「表示」「ダウンロード」で内容を確認・印刷できます。表示・印刷・ダウンロードは削除済みである旨とともに監査ログに記録されます
**保管期間**
契約中は、Baseeが証憑を期限で自動的に削除することはありません。
**注意点**
削除したファイルを元に戻す機能はありません。必要な場合は、削除済みのファイルをダウンロードして、改めて添付してください。
Baseeには会計ソフトとの自動連携（API連携）はありませんが、会計ソフトに取り込める形式のCSVを書き出せます（管理者・経理担当者・税理士パートナーが利用できます）。
**書き出し方法**
1. サイドバーの「レポート」を開きます
2. 「会計ソフト連携CSV」で、データ種別「経費（支出）」を選びます
3. 書き出し形式（freee / マネーフォワード / 弥生会計 / 汎用CSV）と開始月・終了月を選んで書き出します
4. 書き出したCSVを、各会計ソフトのインポート機能で取り込みます
**事前設定**
経費カテゴリと会計ソフトの勘定科目・税区分の対応は、管理者が設定メニューの「会計ソフト」で会計ソフトごとに設定します。経費カテゴリが未設定の経費があると、書き出し時に警告が表示されます。
承認待ち・却下の立替経費は書き出しの対象外です。
毎月固定の経費（家賃・保険料など）は、「定期経費」として登録しておくと、前月分から翌月分を複製できます。
【設定方法】
1. 経費の登録・編集画面で「定期経費」にチェックを入れて保存します
2. 翌月になったら、管理者または経理担当者が一覧画面右上の「定例経費生成」を押し、対象月を選んで「生成」を押します
3. 前月の定期経費が、対象月の経費として複製されます
【複製される内容】
前月の経費の内容（件名・金額・支払先・カテゴリ・配賦など）がそのまま複製されます。発生日と支払期日は、元の経費の「支払日（1〜31、99=月末）」欄の日付を対象月に当てはめた日になり、支払日（支払済みの日付）は空欄に戻ります。
【注意事項】
- 自動では実行されないため、毎月「定例経費生成」の操作が必要です
- 操作できるのは管理者と経理担当者のみです
- 対象月に同じ担当者・同じ件名の定期経費がすでにある場合は複製されません
定期経費として自動生成された経費は、生成後に個別に編集して金額を修正できます。
**重要な注意点**
定期経費の自動生成は、常に「前月の経費データ」をコピー元として翌月分を作成する仕組みです。そのため、ある月の金額を編集すると、その修正後の内容が翌月以降の自動生成にも引き継がれます（自動的に元の金額へ戻ることはありません）。
特定の月だけ一時的に金額を変えたい場合は、翌月生成後にもう一度その月の金額を修正し直す必要があります。毎月金額が大きく変動する経費については、定期経費として自動生成するのではなく、毎月手動で個別に登録することをお勧めします。
経費の編集・削除ができる範囲は、ロールと経費区分によって次のように決まっています。
| 操作 | 管理者・経理担当者 | メンバー |
|------|------|------|
| 編集（買掛・通常・仮受精算） | ○ | ○（他の人が登録したものも可） |
| 編集（立替） | ○ | 自分が申請した承認待ちのもののみ |
| 削除（買掛・通常・仮受精算） | ○ | ○ |
| 削除（立替） | ○ | 自分が申請した承認待ちのもののみ |
**共通の制限**
- 支払日が入っている経費と、承認済みの立替経費は、誰も削除できません
- メンバーは、上長であっても部下の立替経費を編集・削除できません（閲覧は可能です）
**立替経費を承認後に直したい場合（メンバー）**
承認済み・却下の立替経費は自分では修正できません。管理者または経理担当者に修正を依頼してください。二重登録した承認済みの立替経費は、管理者が「承認を取り消す」で取り消したうえで削除できます（支払済みのものや、給与とまとめて精算する設定で精算月の締切日を過ぎたものは取り消せません）。
Baseeには会計ソフトへの自動送信の仕組みはありません。会計ソフトへは、レポートの「会計ソフト連携CSV」で書き出したCSVを取り込みます。
**書き出される内容**
- CSVは書き出した時点の登録内容で作成されます。レシートOCRの確認画面や登録後に修正した場合は、修正後の内容が出力されます
- レシートの読み取り直後の値は出力されません
- 承認待ち・却下の立替経費は対象外です
**すでに取り込んだ後に修正した場合**
修正内容は会計ソフト側に自動では反映されません。該当期間のCSVを書き出し直し、会計ソフト側で取り込み済みの仕訳を削除してから取り込み直すなど、会計ソフト側で調整してください。
**変更の記録**
登録後の修正は、経費の詳細画面右上の「履歴」に日時・操作者・変更前後の値とともに記録されます。
立替一括登録の画面には、最初から**10行分**の入力欄が表示されます。足りない場合は「行追加」で行を増やせます。
**使用方法**
1. 一覧画面右上の「立替一括登録」を押します
2. 画面上部で立替担当者と承認者（承認フローを使う組織の場合）を選びます
3. 各行に発生日・件名・支払先名・支払金額などを入力します（発生日が空欄の行は登録されません）
4. 「一括登録」を押します
各行には証憑ファイルを1件ずつ添付するか、「証憑なし」にチェックして理由を入力できます。1件に複数の証憑を付けたい場合やプロジェクトを指定したい場合は、「新規登録」から1件ずつ登録してください。
支払一覧画面（管理者・経理担当者のみ）では、銀行振込で未払いの経費を支払先ごとにまとめて確認できます。
**確認できる情報**
- 支払先ごとの件数
- 支払先ごとの合計金額（源泉徴収額と調整額を反映した支払金額の合計）
- 支払先ごとの最も早い支払期日
- 「明細」から、その支払先の経費の内訳
**できる操作**
- 支払先を選んで支払日を入力し、まとめて支払済みにする
- 「全銀協ファイルの書き出し」で、銀行に取り込める振込ファイルを作成する
**アクセス方法**
経費・支払の一覧画面右上の「支払一覧」を押します。
立替経費を給与と一緒に精算する設定（標準）の組織では、立替経費は支払一覧に表示されません。
「社内振替」という支払方法はBaseeにはありません。経費の支払方法として選択できるのは「銀行振込」「現金」「カード」「振替」の4種類です。
部門間の費用付け替えなど社内的な処理を管理したい場合は、経費カテゴリやプロジェクトの紐づけを使って区別・集計する運用をご検討ください。
AIによる経費カテゴリの提案は、レシートOCRの確認画面で動作します。
**提案の仕組み**
- 「支払内容」（2文字以上）を入力して欄を離れると、支払内容・支払先名・金額をもとにAIが推定します
- 組織に登録されている経費カテゴリの中から、最も近いものを1件「AI提案」として確信度（%）とともに表示します
- その組織でレシートOCRから登録した経費のカテゴリ実績も参考にされます
**提案の使い方**
1. 支払内容を入力します
2. 表示された「AI提案」の「適用」を押すと、経費カテゴリ欄に反映されます
**提案が合わない場合**
経費カテゴリ欄から手動で選んでください。選んだカテゴリで登録すると、その実績が以後の提案の参考になります。
通常の「新規登録」画面にはカテゴリの自動提案はありません。
経費の詳細・編集画面では、主に以下の項目を変更できます。
**種類・内容**
- 発生日
- 件名
**金額**
- 合計金額（税込）
- 源泉徴収額・調整額（支払金額は自動計算されます）
**支払先・担当**
- 支払先・支払先名
- 担当者
**分類・日程**
- 経費カテゴリ・原価区分
- プロジェクト
- 支払方法（銀行振込 / 現金 / カード / 振替。立替以外）
- 支払期日・支払日（立替経費の支払期日は、組織の精算方法が「その他」のときだけ変更できます）
- 課税区分・インボイス登録番号・消費税額
**証憑ファイル**
- 領収書・レシートなどのファイルの追加・削除（PDF・JPG・PNG・GIF・WebP・HEIC、1ファイル10MBまで）
**注意事項**
- 経費区分（買掛 / 通常 / 立替 / 仮受精算）は登録後に変更できません
- 変更後に「更新」を押すと反映されます
経費の金額が承認者の承認限度額を超えている場合、その承認者は承認できません。
- 管理者・経理担当者が経費の詳細画面を開くと、「承認」の選択肢が表示されず、「この経費の金額（○○円）はあなたの承認限度額（○○円）を超えているため承認できません。上長へ回付してください。」と案内されます
- 通知画面の承認依頼で「承認」を押した場合は、「この承認リクエストを承認する権限がありません。」と表示され、承認されません
この場合は、通知画面の「回付」または経費の詳細画面の「回付先」から上位の承認者を選んで回付してください（自動では回付されません）。「最終承認者（経費）」に設定されている社員であれば、金額に関係なく承認できます。
承認限度額が設定されていない場合も同様に承認できず、管理者に承認限度額の設定を依頼するか、上長へ回付するよう案内されます。
承認権限の上限額は、各社員の「承認限度額」として設定します。
【設定方法】
1. 社員管理画面から対象の社員を開く
2. 「承認限度額」欄に金額を入力する
3. 必要に応じて「最終承認者」の設定をオンにする
4. 保存
専用の「承認ルート設定」画面はありません。承認ルートは組織図上の上長関係にもとづいて自動的に決まり、承認限度額を超える申請は承認者が手動で上位の承認者へ回付する運用になります。
承認済みの経費には影響しません。
一方、承認待ちの経費については、承認者が承認しようとした時点の承認限度額で判定されます。そのため、承認限度額を変更すると、すでに申請されている承認待ちの経費にも変更後の限度額が適用されます（例：限度額を引き上げると、それまで承認できなかった承認待ちの経費を承認できるようになります）。
はい、可能です。詳細画面の「回付する」操作から、別の承認者を手動で選択できます。
承認限度額を超える経費であっても自動で回付されるわけではなく、現在の承認者が候補の中から回付先を選んで手動で操作する必要があります。
回付できるのは現在の承認者本人です。回付先は表示される候補から選び、自分自身や申請者本人には回付できません。
複数の顧問先企業を担当している場合、パートナーコンソールから複数の顧問先の状況をまとめて確認できます。
【パートナーコンソールの活用】
ログイン後のダッシュボードで、担当する顧問先組織ごとの経費関連の集計情報（承認待ちの立替経費件数など）をまとめて確認できます。
【個別の経費データを確認したい場合】
ダッシュボードの顧問先名から顧問先のページを開き、「経費」タブで経費の一覧と詳細（証憑を含む）を閲覧専用で確認できます。顧問先が事務所の担当者を税理士パートナーとして登録している場合に確認でき、見られる範囲は顧問先が付与した権限に従います。経費の登録や承認などの操作は、その顧問先組織にログインして行います。
パートナーコンソールを使うと、担当する複数の顧問先組織の経費関連の集計情報（承認待ちの立替経費件数など）を、1つのダッシュボードでまとめて確認できます。
経費の明細は、ダッシュボードの顧問先名から顧問先のページを開き、「経費」タブで1社ずつ確認できます（閲覧専用）。複数の顧問先の明細を同時に並べて表示することはできません。顧問先が事務所の担当者を税理士パートナーとして登録している場合に確認でき、見られる範囲は顧問先が付与した権限に従います。
はい、できます。一覧画面右上の「レシートOCR」ボタンをクリックして、領収書の画像をアップロードすると、AIが金額や内容を自動で読み取り、経費登録フォームに反映させることができます。
はい、レシートOCRの確認画面で、AIが経費カテゴリを提案します。「支払内容」を入力すると「AI提案」が表示され、「適用」を押すと経費カテゴリ欄に反映されます。通常の「新規登録」画面では自動提案は行われないため、経費カテゴリを選択してください。
はい、「定期経費」として登録しておくと便利です。経費の登録・編集画面で「定期経費」チェックボックスをオンにして保存します。翌月になったら、一覧画面右上の「定例経費生成」をクリックすると、先月の定期経費が今月分として自動で複製されます。ただし、この機能は管理者・経理のみが実行できます。
いいえ、重複は発生しません。同じ月にすでに同じ経費が存在する場合は、重複生成されません。安心して定例経費生成をご使用ください。
はい、立替経費をまとめて登録できます。
【操作方法】
経費・支払の一覧画面右上の「立替一括登録」を押すと、10行分の入力フォームが表示されます（「行追加」で行を増やせます）。立替担当者と承認者を画面上部で共通に指定し、各行に経費の内容を入力して「一括登録」を押すと、まとめて申請できます。
【注意事項】
- 発生日が空欄の行はスキップされます
- 一括登録でも、経費ごとに個別の承認依頼が作成されます
- 承認フローを使う組織では、一括登録でも承認者の指定が必要です
はい、できます。経費の登録・編集画面の「証憑ファイル」欄からファイルを追加・削除できます。PDF・JPG・PNG・GIF・WebP・HEIC に対応しており、1ファイル10MBまで、1回の保存で新たに追加できるのは5件までです。
一覧画面の検索欄で絞り込めます。常に表示されている簡易検索では、キーワード（支払先・件名）、立替ステータス（承認待ち・承認済み・却下）、発生日、「自分の経費」を指定できます。「詳細検索」を開くと、経費区分（買掛・通常・立替・仮受精算）、担当者、取引先（支払先）、プロジェクト、経費カテゴリ、発生日・支払期日・支払日の期間、支払方法、金額（合計）の範囲、未払のみ・固定費のみ・定期のみを指定できます。複数の条件を組み合わせて検索できます。
はい、経費の詳細画面右上の「削除」ボタンから削除できます。管理者・経理担当者はすべての経費、メンバーは買掛・通常・仮受精算の経費と自分が申請した承認待ちの立替経費を削除できます。ただし、支払日が入っている経費と承認済みの立替経費は削除できません。
一覧画面右上の「支払一覧」ボタンをクリックすると、銀行振込の未払い経費を支払先ごとに確認することができます。
はい、できます。承認者は、「通知」画面の「要対応」に表示される承認依頼で「却下」を押し、却下理由を入力して「送信」を押すと却下できます。管理者・経理担当者は、立替経費の詳細画面にある「承認 / 却下 / 回付」欄で「却下」を選び、却下理由を入力して「送信」を押しても却下できます。却下すると申請者に通知が届き、詳細画面に却下理由が表示されます。
はい、できます。立替経費の詳細画面で「回付する」操作を実行し、別の承認者を選択してください。承認限度額を超える場合でも自動では回付されないため、承認者ご自身の操作が必要です。
回付できるのは現在の承認者本人です。回付先は表示される候補から選び、自分自身や申請者本人には回付できません。
経費の支払方法として、以下の4つから選択できます：銀行振込、現金、カード、振替。登録時に支払内容に応じて選択してください。
標準の設定では、承認済みの立替経費は「発生した月の翌月の給与支払日」が精算予定日となり、その給与とまとめて振り込まれます。ただし、「立替経費 締切日」（翌月の指定日。初期値は5日）を過ぎてから登録した立替経費は、登録した月の翌月の精算に繰り越されます。
管理者は、設定メニューの「組織情報」の「経理設定」タブにある「立替経費の精算方法」から、以下の3つを選べます。
- 給与支給日に精算（給与とまとめて振込）（標準）：精算予定日は給与支払日になり、給与とまとめて精算されます
- 月末締め・指定日に精算（支払一覧から個別振込）：精算予定日は「立替経費 支払日」で指定した日になり、給与とは別に支払一覧から振り込みます
- その他（精算予定日を都度入力）：経費の登録時に精算予定日を個別に入力します
締切日・支払日も同じ「経理設定」タブで変更できます。精算方法を変更しても、すでに登録済みの立替経費の精算予定日はさかのぼって変わりません。
はい、できます。管理者・経理担当者は「設定 > 経費ルール」画面から、自由な文章でチェックルールを登録できます（例：「交際費登録時は取引先を必須にする」）。
登録したルールに経費の内容が違反していると、経費の登録・編集時に警告が表示されます。ただし警告はあくまで注意喚起であり、登録自体がブロックされることはありません。承認者は、警告のあった経費を一覧・詳細画面のバッジで確認できます。
シンプルな条件だけでなく、文章として表現しにくい判断基準についてもAIによる判定ルールとして保存できます。ルール保存前には、過去の経費データに対してテスト適用し、どの程度の件数が違反になるかを事前に確認することもできます。
はい。経費一覧画面の上部にある検索バーにキーワードを入力すると、支払先名と件名の両方を横断して部分一致で検索できます。
さらに、立替経費の承認状況や発生日の期間による絞り込みも検索バーから直接指定できます。経費区分・担当者・プロジェクト・経費カテゴリ・支払期日や支払日の期間・支払方法・金額の範囲といった、より詳細な条件は「詳細検索」を開くことで指定できます。
経費の支払一覧画面にある「全銀協ファイルの書き出し」から操作できます。引落口座と振込指定日を選択して内容をプレビューすると、振込件数・合計金額・出力対象外となる支払先などが画面に表示されます。内容を確認したうえでダウンロードすると、銀行のシステムに取り込める全銀協フォーマットのテキストファイルが出力されます。この操作は管理者・経理担当者が行えます。
次のような場合、その支払先は振込ファイルの対象から外れ、プレビュー画面の「スキップされる支払先」に理由とともに表示されます。
①立替経費（立替経費には振込先口座がないため）
②振込先の口座が登録されていない（経費の振込先口座情報が揃っておらず、取引先マスタのデフォルト口座も使えない場合）
③口座名義（カナ）にひらがななど、全銀協フォーマットで使えない文字が含まれている
④口座名義（カナ）が長すぎる（30バイト超）
⑤支払先ごとの振込金額の合計が0円以下（マイナスの調整額などにより支払金額が0円以下になった場合）
⑥振込金額が上限（9,999,999,999円）を超えている
振込先口座は、経費に入力した口座情報を優先し、足りない場合は取引先マスタのデフォルト口座を使います。除外された支払先は内容を確認・修正のうえ、必要に応じて別途振込手続きを行ってください。
振込指定日には今日以降の日付のみ指定できます。過去の日付を指定するとエラーになり、プレビュー・ファイル作成はできません。
また、対象の支払先がすべて出力対象外となり1件も残らなかった場合は、プレビューに「振込対象の支払先がありません。ダウンロードはできません。」と表示され、ダウンロードはできません（内容を確認するためのプレビューは0件でも実行できます）。
はい、保持されます。経費一覧・支払一覧のどちらも、詳細画面から一覧に戻ると検索条件を維持したまま一覧が表示されるため、再度条件を入力し直す手間はかかりません。
はい、管理者は承認済み・未払いの立替経費の承認を取り消せます。二重に登録してしまった場合などに使います。
【操作方法】
1. 対象の立替経費の詳細画面を開きます
2. 画面右上の「承認を取り消す」を押します
3. 「承認取消の理由」を入力し（必須・1000文字まで）、「取消を確定する」を押します
【取消後の状態】
- 経費は「却下」の状態になり、却下理由に「承認取消：（入力した理由）」が残ります
- 取消の操作は経費の「履歴」に記録されます
- 申請者への通知は送られません
承認を取り消せるのは管理者だけです。経理担当者・メンバーは取り消せません。
承認を取り消せない条件に当てはまっている可能性があります。
【取り消せない経費】
- 支払日が入っている（支払済みの）立替経費
- 承認待ち・却下の立替経費、立替以外の経費
- 立替を給与で精算する組織（「給与支給日に精算」）で、支払予定日の月の締め日を過ぎたもの、または支払予定日を迎えたもの（給与の振込に含まれている可能性があるため）
- 支払予定日が入っていない立替経費（給与で精算する組織の場合）
【操作できる人】
承認を取り消せるのは管理者だけです。経理担当者やメンバーには表示されません。
条件に当てはまらない経費で取消を実行しようとした場合は「この経費は承認取消の対象ではありません。」と表示されます。
いいえ、承認を取り消した立替経費は「却下」の扱いになり、次の対象から外れます。
- レポート画面の経費CSV・会計ソフト連携CSV・仕訳
- 経費の集計
- 支払日の更新（支払処理）
取消後の経費は、管理者・経理担当者が削除することもできます（承認済みのままでは削除できません）。すでに会計ソフトへ取り込んだデータは自動では変わらないため、会計ソフト側で修正してください。
調整額は、支払金額を増減させるための欄です。前回の振込の過不足を今回分で調整する場合や、加入金などを上乗せする場合に使います。
【入力方法】
1. 経費の登録・編集画面の金額欄で「+ 源泉徴収・調整額を入力」を押します
2. 「調整額」に金額を入力します。増やす場合はプラス、減らす場合はマイナス（例：-3000）で入力します
【支払金額の計算】
支払金額(税込) ＝ 合計金額 − 源泉徴収額 ＋ 調整額 で自動計算されます。調整の結果、支払金額がマイナスになることもあります。
支払一覧の支払先別合計や全銀協の振込ファイルは、この支払金額をもとに作られます。
支払金額で計算されます。
- 支払一覧の支払先別合計、支払先別明細の支払金額合計、全銀協の振込ファイルの振込金額は、いずれも支払金額（合計金額 − 源泉徴収額 ＋ 調整額）が基準です
- 支払先別明細には、参考として合計金額の合計も表示されます
- 源泉徴収のある経費は、源泉徴収額を差し引いた金額で振り込まれます
同じ支払先・同じ口座への支払金額の合算が0円以下になる場合、その支払先は振込ファイルの対象外（「振込金額が 0 円以下」）になります。
はい、できます。
【操作方法】
1. 経費の詳細・編集画面の証憑ファイルの行で「表示」を押すと、証憑プレビューが開きます
2. 画像の場合は「拡大」「縮小」「左回転」「右回転」「リセット」で見やすく調整できます。PDFはブラウザ標準のPDFビューアで表示されます
3. 「印刷」を押すと、証憑と経費番号・ファイル名・保存日時・SHA-256を載せた印刷用レイアウトが開き、印刷ダイアログが表示されます
【対象】
画像（JPG・PNG・GIF・WebP）とPDFの証憑が対象です。表示・印刷は経費を閲覧できる方が利用でき、監査ログに記録されます。
はい、管理者・経理担当者・税理士パートナーは確認できます。
- 経費の詳細画面の証憑一覧の下にある「削除済み n 件」を開くと、削除したファイルの名前・保存日時・SHA-256・削除日時・削除者が表示されます
- 管理者・経理担当者・税理士パートナーは、削除済みの行からファイルの「表示」「ダウンロード」ができ、削除前の内容をそのまま確認・印刷できます
- メンバーは削除済みファイルの中身を開くことはできません
削除済みファイルの表示・印刷・ダウンロードは、削除済みである旨とともに監査ログに記録されます。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の入力期間を過ぎてから保存された証憑に表示される注記です。
- 経費の「発生日」（取引日）を受領日の代わりとし、発生日から2か月と7営業日を過ぎてから保存した証憑の添付行に「入力期間超過」と表示されます。営業日は土日だけを除いて数え、祝日も営業日として数えます
- 表示のみで、保存がブロックされることはありません
スキャナ保存を行う場合は、書類を受け取ってからなるべく早く証憑を保存してください。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の画像要件（解像度200dpi以上・24bitカラー）を満たしていない可能性がある場合に表示されます。
【判定の内容】
- 解像度不足の可能性：画像の総画素数が約388万画素（A4用紙を200dpiで読み取ったときの画素数）未満です
- カラー要件を満たさない可能性：グレースケールや24bit未満の色深度で保存されています
- 判定の対象は画像（JPG・PNG・GIF・WebP。HEICはJPGに変換して判定）で、PDFは対象外です
【対応】
- 判定に当てはまっても保存は止まりません
- 要件を満たす必要がある書類は、スマートフォンのカメラ設定を高解像度・カラーにして撮り直し、添付し直してください
「経費・支払」一覧の簡易検索バーにある「自分の経費」を押すと、自分が担当者になっている経費だけに絞り込めます。
- もう一度押すと解除されます。「クリア」でも解除できます
- 絞り込み中は詳細検索の「担当者」は選べません（「「自分の経費」で絞り込み中です。解除すると担当者を選べます。」と表示されます）
- キーワード・立替ステータス・発生日など、ほかの条件と組み合わせて使えます
- アカウントに社員情報が紐付いていない場合は表示されません
同じ申請者・同じ発生日・同じ金額・同じ支払先の立替経費がすでに登録されている場合に表示される警告です。二重登録を防ぐためのものです。
【対応】
- 重複して登録しようとしていた場合は「修正する」を押して内容を見直してください
- 同じ日に同じ店で同じ金額を2回支払った場合など、重複でなければ「このまま登録」を押すと登録できます
【判定の対象】
- 承認待ち・承認済みの立替経費が対象です。却下された経費は対象外なので、却下後の再申請では表示されません
- 立替一括登録では、同じフォーム内の行同士が同じ内容の場合も「N 行目: M 行目と同じ内容です。」と表示されます
- 編集時にはチェックされません
合計金額から計算した、内税10%の場合の消費税額の参考値です。
- 課税区分が「課税」で合計金額が入力され、消費税の欄（消費税10%・消費税8%（軽減税率）・その他税）がすべて空または0のときに表示されます
- 金額は 合計金額 × 10 ÷ 110 を四捨五入した額です
- 「適用」を押すと「消費税10%」欄に反映されます。適用しなければ入力されません
- 軽減税率（8%）の経費や、税額が異なる場合は、各欄に正しい税額を直接入力してください
新規登録・レシートOCRの確認画面・立替一括登録の各行で表示されます。
あなたの社員情報に承認限度額が設定されておらず、最終承認者（経費）でもないため、経費を承認できない状態です。
【対応方法】
- 管理者・経理担当者に、「社員」の編集画面の「承認・階層設定」で「承認限度額（円）」を設定してもらってください。金額に関係なく承認する立場であれば「最終承認者（経費）」を設定してもらいます
- すぐに処理したい場合は、同じ画面の「回付先」から上長を選んで「回付する」を押すと、上長に承認を回せます（現在の承認者本人の場合）
- 現在の承認者でない場合は、表示されている現在の承認者に回付を依頼してください
経費ごとに付く「経費番号」を手がかりに照合できます。
- 経費番号は、証憑のプレビュー・印刷レイアウト、経費一覧のCSV、レポート画面の会計ソフト連携CSV（汎用形式）の先頭列に出力されます
- 会計ソフト側の仕訳の摘要などに経費番号を記載しておくと、仕訳から証憑、証憑から仕訳を相互にたどれます
- 経費一覧のCSVには、添付ファイル名・SHA-256・保存日時も出力されます
はい、Baseeに接続したAIアシスタントから立替経費を登録できます（組織で利用が有効になっている場合）。
【登録の流れ】
1. レシートや領収書の画像・PDFを会話に添えて「このレシートで経費を登録して」と頼みます
2. AIアシスタントがレシートを読み取り、証憑ファイルをBaseeに送ります
3. 発生日・件名・支払先・金額・経費カテゴリ・証憑・承認者などが確認として表示されます。内容が正しければ同意すると登録され、経費番号と詳細画面のURLが返ってきます
【注意事項】
- 登録できるのは立替経費だけです
- メンバーが登録するには、証憑を送るか、証憑が無い理由を伝える必要があります
- 同じ内容の立替経費がすでにある場合は、確認の中で重複の警告が表示されます
- 承認限度額を超える経費は、AIアシスタントからは承認できません。承認が必要なときは、AIアシスタントから上位の承認者へ回付してください
はい。Baseeは、電子取引で受け取った請求書・領収書（経費に添付した証憑ファイル、請求書に添付したファイル、Baseeで発行した請求書PDF）と、紙の領収書をスキャン・撮影して経費に添付した画像を、電子帳簿保存法の要件に沿って保存します。
主な仕組みは次のとおりです。
- 証憑・添付ファイルは削除しても実体と削除の記録（削除日時・削除者）が残ります
- ファイルごとにSHA-256ハッシュを記録し、保存後に変更されていないことを確かめられます
- 追加・削除・表示・印刷・ダウンロード、経費・請求書の変更（変更前後の値）は監査ログに記録されます
- 発行済みの請求書は編集・削除できず、直すときは「取消」して新しく発行します
- 経費一覧・請求書一覧は、取引年月日・金額・取引先で検索し、その結果をCSVに出力できます
- スキャナ保存向けに、入力期間の超過や画像要件（解像度・カラー）の判定を表示します
なお、帳簿（仕訳帳・総勘定元帳）は会計ソフト側で保存します。詳しい使い方はユーザーガイドの「電子帳簿保存法対応の使い方」にまとめています。
経費一覧の検索とCSV出力を使います。
1. 経費一覧で「詳細検索」を開きます
2. 「発生日」（取引年月日）の期間、「金額（合計）」の下限・上限、「取引先（支払先）」を指定します。条件は組み合わせて指定でき、期間・金額は片側だけでも指定できます。取引先マスタに登録していない自由入力の支払先はキーワードで検索します
3. 検索結果の件数表示の右にある「この条件で CSV 出力」を押すと、同じ条件のままCSVをダウンロードできます
CSVには経費番号・取引日・取引先・件名・種別・消費税・合計・支払金額・ステータス・支払日・添付ファイル名・添付SHA-256・保存日時・画像要件判定が出力されます。紙で提出する場合は、検索結果の画面をブラウザの印刷機能で印刷するか、CSVを表計算ソフトで開いて印刷してください。CSV出力の操作は監査ログに記録されます。
経費一覧・請求書一覧の「この条件で CSV 出力」は、1回に10,000件まで出力できます。検索結果がそれを超えると、ダウンロードせずにこのメッセージを表示して一覧に戻ります。
発生日（請求書は請求日）の期間を短くするなど条件を絞り込み、何回かに分けて出力してください。検索条件は一覧に戻ったあとも残っています。
Baseeは証憑ファイルを保存したときにSHA-256というハッシュ値（ファイルの指紋のような値）を計算して記録しています。
- 経費の証憑ファイル欄の各行に「SHA-256」として先頭部分が表示され、横のコピーボタンで全文をコピーできます
- 証憑のプレビュー画面・印刷レイアウト・経費一覧CSVの「添付 SHA-256」列にも表示されます
手元のファイルのハッシュ値を計算してこの値と一致すれば、保存後に内容が変わっていないことを確認できます。請求書の添付ファイルと発行済み請求書のPDFにも同じようにハッシュ値が記録されます。
証憑ファイルを上書きして差し替えることはできません。内容を直したいときは、誤ったファイルを「削除」してから正しいファイルを追加してください。
削除したファイルは一覧から消えますが、ファイル本体と記録（保存日時・SHA-256・削除日時・削除者）は残り、証憑欄の「削除済み n 件」から確認できます。そのため、差し替えても元のファイルは必ず履歴として残ります。
支払日が入っている経費は、管理者・経理でも削除できません。承認済みの立替経費も同じく削除できず、「承認済みの立替経費は削除できません。」と表示されます。支払済み・承認済みの取引の記録を残すための仕様です。
内容に誤りがある場合は、経費の編集画面で修正してください（管理者・経理は経費の内容を修正できます）。修正した内容は、変更前・変更後の値とともに変更履歴に残ります。
承認済みでまだ支払っていない立替経費を二重に登録してしまったときなどは、管理者が経費詳細の「承認を取り消す」で承認を取り消すと、その経費を削除できるようになります。承認を取り消すときは理由の入力が必要です。給与で精算する立替経費は、締め日を過ぎると承認を取り消せません。
Baseeは証憑にタイムスタンプを付与しません。電子帳簿保存法の「訂正・削除の事実と内容を確認できるシステム」として、次の方法で要件を満たします。
- 証憑ファイルは上書きできず、削除しても実体と削除日時・削除者が残る
- 保存時のSHA-256ハッシュを記録し、変更されていないことを確認できる
- 追加・削除・表示・ダウンロードや経費の変更を監査ログに記録する
この方法で保存する場合は、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を定めて備え付ける必要があります。Baseeの運用に合わせた規程のテンプレートは、ユーザーガイドの「電子帳簿保存法対応の使い方」に掲載しています。
はい。ユーザーガイドの「電子帳簿保存法対応の使い方」に次の2つを用意しています。
- 事務処理規程テンプレート: 国税庁の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）」をBaseeの運用に合わせて書き換えたものです。会社名・責任者などの角括弧部分を自社の内容に置き換え、社内で承認して備え付けてください
- システム概要書（PDF）: Baseeのシステムの概要をまとめた書類です。ダウンロードして印刷またはPDFで保管し、税務調査のときに提示できるようにしてください
はい。日付の入力欄をクリックするとカレンダーが開きますが、キーボードで直接入力することもできます。次のような書き方で入力でき、全角数字でも構いません。
- 20260925
- 2026/9/25、2026-09-25、2026.9.25
- 2026年9月25日
入力欄から移動するかEnterキーを押すと、「2026/09/25」の形に整えて確定します（Enterキーで画面が送信されることはありません）。月を入力する欄では「202609」「2026/9」「2026年9月」のように入力できます。日付として読み取れない値のままでは保存できず、入力エラーになります。