経費・支払の​使い方

経費・支払では、買掛金・通常経費・立替経費・仮受精算をまとめて管理できます。支払状況の追跡から、立替経費の承認ワークフローまで一元管理できます。

一覧​画面の​見方

サイドバーの「経費・支払」を押すと一覧画面が開きます。

画面右上のボタンから各操作ができます。

「支払一覧」を押すと、銀行振込の未払い経費を支払先ごとにまとめて確認できる画面が開きます。詳しい使い方は「支払一覧の使い方」を参照してください。

上段の簡易検索バーは常に表示され、必要に応じて詳細検索を開けます。

「詳細検索」を押すと、次の項目でさらに絞り込めます。

検索結果の件数表示の右にある「この条件で CSV 出力」を押すと、適用中の条件のまま一覧をCSVでダウンロードできます（1回10,000行まで）。電子帳簿保存法の「ダウンロードの求め」への対応は「電子帳簿保存法対応の使い方」を参照してください。

経費を​登録する

経費を​確認・編集する

一覧画面の経費名を開くと詳細・編集画面が表示されます。金額・支払先・担当者などを直接変更して「保存」を押します。

保存済みの証憑は1件ずつ行で表示され、行の右側に「表示」「ダウンロード」「削除」、行の下にメタ情報（保存日時・保存者・サイズ・SHA-256ハッシュの先頭12桁とコピーボタン）が並びます。条件に当たる証憑には「入力期間超過」「解像度不足の可能性」「カラー要件を満たさない可能性」のバッジが付きます（意味は「電子帳簿保存法対応の使い方」を参照）。

証憑を​表示して​印刷する

保存済みの証憑（PDF・JPG・PNG・GIF・WebP）は、ダウンロードせずに画面上で確認・印刷できます。

立替経費を​承認する​（管理者・上長）

立替経費（経費区分：立替）は、申請後に管理者や上長の承認が必要です。

「承認」または「却下」を選んで「送信」を押します。「却下」を選ぶと却下理由の入力が必須になります。

承認済みの​立替経費の​承認を​取り消す​（管理者）

二重に登録してしまった場合など、承認済みの立替経費を取り消したいときは、管理者が経費詳細画面右上の「承認を取り消す」から承認を取り消せます。取消の理由（必須）を入力して「取消を確定する」を押すと、経費は「却下」の状態になり、却下理由に「承認取消：（入力した理由）」が残ります。取消は経費の変更履歴に記録されます。申請者への通知は送られません。

取り消した経費は会計ソフト連携・レポートの集計から外れ、管理者はそのまま削除することもできます。

定例経費を​自動生成する

毎月繰り返し発生する経費（家賃・保険料・サービス利用料など）は、「定期経費」として登録しておくと翌月分を一括で作成できます。

経費を​配賦​（按分）​する

複数のプロジェクトにまたがる経費は、配賦機能を使って割合で分割して管理できます。

経費を​削除する

編集画面右上の「削除」ボタンから削除できます。管理者・経理以外のメンバーは、他人の立替経費を削除できません。

支払日が入っている経費と、承認済みの立替経費は、管理者・経理でも削除できません（削除ボタンが表示されません）。電子帳簿保存法の保存要件を守るための制限です。内容の修正は編集画面から行えます。二重登録などで承認済みの立替経費を消したい場合は、先に管理者が承認を取り消してください（上の「承認済みの立替経費の承認を取り消す」）。